Formål: Formulér intentionen med mødet og fastlæg succeskriteriet for mødet, så det er klart, hvornår formålet med mødet er indfriet.
Dagsorden og tid: Fastsæt dagsorden i overensstemmelse med formål og succeskriterier. Sæt tidsangivelse på de enkelte dagsordenspunkter. Udsend gerne dagsorden forud for mødet.
Deltagere: Overvej deltagerne ift. formål, succeskriterier og dagsorden. Begræns antallet hvis muligt. Uddelegér eventuelt dagsordenpunkter til deltagerne for at sikre involvering og ejerskab.
Roller og forventninger: Beskriv hvem der har hvilke roller på mødet (mødeleder, facilitator, mødereferent mv.), og sig højt hvad rolleindehaverne og de øvrige mødedeltagere forventes at bidrage med.
Kommunikation: Send de fastlagte rammer for mødet til mødedeltagerne forud for afviklingen af mødet.
Invitation: Indkald alle relevante deltagere korrekt til onlinemødet
Teknik: Kend den anvendte platforms teknik og sørg for at tekniske indstillinger er på plads med hensyn til lyd, billeder, præsentationer og film. Sørg også for at deltagerne er klædt på til og instrueret i teknikken, så deltagerne ved, hvordan de skal logge på. Hvis der er tale om deltagere, der er uvante med teknikken, kan du bede dem om at komme senest fem minutter før og gøre sig klar til at logge på.
Præsentationer: Billeder, film og video kan øge den sociale og uformelle side af et møde og være med til at styrke det sociale. Overvej gerne inden mødet hvilke præsentationer, du gerne vil anvende, og hvilke værktøjer der kan skabe engagement.