Gode råd til virtuelle møder

Gode råd til det virtuelle møde

• Forberedelse af det virtuelle møde

  Formål: Formulér intentionen med mødet og fastlæg succeskriteriet for mødet, så det er klart, hvornår formålet med mødet er indfriet.

  Dagsorden og tid: Fastsæt dagsorden i overensstemmelse med formål og succeskriterier. Sæt tidsangivelse på de enkelte dagsordenspunkter. Udsend gerne dagsorden forud for mødet.

  Deltagere: Overvej deltagerne ift. formål, succeskriterier og dagsorden. Begræns antallet hvis muligt. Uddelegér eventuelt dagsordenpunkter til deltagerne for at sikre involvering og ejerskab.

  Roller og forventninger: Beskriv hvem der har hvilke roller på mødet (mødeleder, facilitator, mødereferent mv.), og sig højt hvad rolleindehaverne og de øvrige mødedeltagere forventes at bidrage med.

  Kommunikation: Send de fastlagte rammer for mødet til mødedeltagerne forud for afviklingen af mødet.

  Invitation: Indkald alle relevante deltagere korrekt til onlinemødet

  Teknik: Kend den anvendte platforms teknik og sørg for at tekniske indstillinger er på plads med hensyn til lyd, billeder, præsentationer og film. Sørg også for at deltagerne er klædt på til og instrueret i teknikken, så deltagerne ved, hvordan de skal logge på. Hvis der er tale om deltagere, der er uvante med teknikken, kan du bede dem om at komme senest fem minutter før og gøre sig klar til at logge på. 

  Præsentationer: Billeder, film og video kan øge den sociale og uformelle side af et møde og være med til at styrke det sociale. Overvej gerne inden mødet hvilke præsentationer, du gerne vil anvende, og hvilke værktøjer der kan skabe engagement.

• Tjekliste til mødet

  • Lyd: Sørg for at højtaler og mikrofon virker.
  • Mute: Sluk for din mikrofon, når du ikke selv taler.
  • Kamera: Tænd for kameraet så vidt muligt og sørg for at sidde midt for skærmen. Det er god stil at have kameraet tændt, når du taler.
  • Lys: Tænd lyset og undgå skygger i ansigtet.
  • Skærm: Forbered deling af skærm, så relevante dokumenter er let tilgængelige.
  • Struktur: Hav den fastsatte dagsorden, deltagerliste, roller og regler tilgængelig under mødet.

• Afvikling af det virtuelle møde

  Tjek-ind: Lav en indledende runde, hvor alle deltagerne tjekker ind, fx kan der spørges ind til generel status, relation til mødeemnet, forberedelse forud for mødet el.lign. Dette vil bidrage til en mere åben drøftelse på mødet. Der kan ligeledes indarbejdes et tjek-ind undervejs, hvor alle mødedeltagere opfordres til at bidrage ift. et specifikt emne.

  Psykologisk tryghed: Gå foran ift. at skabe en tryg atmosfære på møderne, fx kan der åbent efterspørges feedback, deles personlige/private input og spørges åbent og nysgerrigt ind til deltagerne bidrag mv.

  Involvering af deltagerne: Mødelederen kan med fordel bevidst og aktivt spørge rundt til de forskellige medarbejdere eller grupper af medarbejdere og invitere dem til at svare. Deltagernes ansvarlighed over for mødet kan øges ved, at deltagerne får opgaver i forbindelse med gennemførelsen. F.eks. dagsorden, referat eller opgaver i forhold til videndeling.
  Brug teknikken løbende og involver deltagerne med spørgsmål eller afstemninger, som de kan svare på i chatten eller ved række 'hånden' op.

  Klare aftaler: Sørg for at det er sagt eksplicit, hvem der er ansvarlig for at følge op på de enkelte beslutninger og aftaler fra mødet. Send gerne en kort opsamling ud umiddelbart efter mødet.