1. Behovet kan variere
Hvor hyppige 1:1-samtaler du bør have med dine medarbejdere kan differentiere alt efter arbejdsopgave og behov hos den enkelte. Alle medarbejdere har ikke nødvendigvis samme behov for sparring, så vær opmærksom på at finde den formel, der passer godt hos jer. Det nogle medarbejdere trives godt med, kan virke som for meget eller for lidt hos andre.
2. Tænk mulighederne igennem
1:1 møder kan indeholde svære dilemmaer og stærke følelser. Hvis medarbejderen føler sig ensom, isoleret eller stresset, er det som leder godt at have overvejet en eventuel håndtering af disse udfordringer på forhånd. Hvad er din redskabskasse? Hvordan kan du støtte? Vær opmærksom, lyttende og nærværende igennem samtalen. Det er vigtigt, at du på forhånd har afsat tiden, så du ikke kommer for sent og laver andre ting, mens I taler. Tjek også gerne teknikken på forhånd, så I ikke forstyrres af dårlig forbindelse.
3. Vær bevidst om formålet
Overvej på forhånd, hvad det primære formål med samtalen er – er det fx konkrete arbejdsopgaver og prioritering eller er det trivsel og motivation? Sørg for, at du får det ud af samtalen, som du på forhånd havde tænkt dig. Hvis du gerne vil spørge ind til trivsel og motivation, må du ikke lade hele tiden gå med opgavesnak. Nævn gerne formålet på forhånd, så medarbejderen også er bevidst om, hvad formålet med samtalen er.
4. Afvikling og placering
Når I ikke er placeret på samme fysiske placering med et mødelokale lige om hjørnet, kan I med fordel overveje, hvordan I bedst afholder jeres samtale, alt efter hvad formålet med samtalen er. Drejer det sig primært om konkret opgaveopfølgning, er det måske bedst at afholde det over skype, med mulighed for at kigge på en virtuel tavle eller et opgaveoverblik. Andre muligheder kan være at anvende face-time eller tage en walk-and-talk. Nogle gange kan en klassisk telefonsamtale uden billede være en fin løsning. Lad det være op til situationen og medarbejderen.
1. Vis nærvær og tilstedevær
I selve samtalen er det vigtigt, at udvise opmærksomhed overfor det, som medarbejderen har behov for at tale om. Stil gerne åbne og uddybende spørgsmål og gentag eventuelt dele af det din medarbejder siger, for at sikre, at du har forstået det korrekt. Hvis du har video på, kan du med fordel sætte dig tæt på kameraet, så medarbejderen kan se din mimik. Vær også bevidst om at se ind i kameraet, når du taler og undgå helst at lave andre ting imens, som fx at tjekke mails eller telefon under mødet.
2. Hav fokus på lyd og forstyrrelser
Ved virtuelle møder, kan det være svært at se andres signaler, og der kan være mindre forsinkelser på lyden, så husk at holde pauser efter du har talt, så medarbejderen har mulighed for at komme til orde. Det er vigtigt at du afholder samtalen et sted, hvor der er roligt omkring dig, så I ikke forstyrres af larm og lyd udefra.
3. Brug dig selv
Visse emner kan være svære at tage fat på, når det kommer til trivsel, ensomhed, stress eller konflikter. Brug evt. dig selv og dine egne refleksioner som ’dåseåbner’ til en mere personlig samtale. Du kan fx selv fortælle om, hvordan du har det, eller noget du selv har set eller oplevet. Dette kan medvirke til at skabe en stærkere relation og tillid mellem dig og din medarbejder.
4. Spørg ind til trivsel og vær konkret
Det kan være svært at følge med i medarbejdernes trivsel, når de arbejder på afstand, derfor kan det være en dog idé at spørge åbent ind til, hvordan de trives med at arbejde hjemme. Det kan være gennem enkle og opfølgende spørgsmål med fokus på at få indsigt i og forståelse for medarbejderens situation. Benyt dig gerne af spørgsmål, der ikke kan besvares med et ja eller et nej, og spørg gerne ind til trivsel i forbindelse med konkrete arbejdsopgaver eller konkrete samarbejdsrelationer for at få åbnet samtalen. Sørg for at holde dine egne holdninger og analyser i baggrunden, mens medarbejderen fortæller.
5. Afslut med klare rammer
Sørg for at lave en opsummering og have klare rammer, når du afslutter mødet. Hvornår tales I ved igen? Hvornår og hvordan følges der eventuelt op? Overvej om jeres samtale har betydning for andre i teamet, som du har ansvar for at følge op med efterfølgende.