Gode råd til hybrid ledelse

Som leder af en gruppe medarbejdere, hvor der delvist arbejdes fra distancen, er det særlig vigtigt at være opmærksom på, hvordan du kommunikerer. Vælg kommunikationsformer der sikrer, at alle medarbejdere får samme grad af information, så dem, der sidder hjemme, ikke føler sig hægtet af eller ekskluderet. Du bør være opmærksom på, at det, du kommunikerer i det fysiske rum, også bliver formidlet til dem, der arbejder fra distancen. For eksempel kan du invitere til et hybridt møde eller som minimum vælge også at sende informationen på mail. Ligeledes kan du også drøfte med dine medarbejdere, at det samme gør sig gældende for dem.

Når arbejdsformen er hybrid, kan man som leder komme til at tilpasse sin ledelse efter, hvad ens eget ståsted er. Arbejder man selv mest fra distancen, vil man ofte være mere tilbøjelig til at skabe struktur, have fastlagte møder og kommunikere skriftligt. Hvis man til gengæld selv hovedsageligt befinder sig på arbejdspladsen, kan man let komme til at lade det spontane fylde mere og give plads til det uformelle.

Hvis medarbejderne arbejder delvist på distancen, er det dog vigtigt at fastholde strukturen lige meget, hvad ens eget ståsted er, så alle medarbejdere bliver inkluderet ligeligt. Sørg også for at dedikere lige meget tid til de medarbejdere der møder ind, og til dem der arbejder hjemme.

Den hybride arbejdsform åbner op for, at arbejdsopgaver kan løses hvor som helst og når som helst. Det kan være en gavnlig fleksibilitet, der forbedrer opgaveløsningen og øger motivationen hos medarbejdere og ledere. Men samtidig kan det også føre til opbrudt arbejdstid og utydelige grænser mellem arbejde og privatliv.

Som leder kan det være svært at navigere i, og det kan være krævende at skulle omstille sig til nye forventninger og arbejdsgange. Du vil måske opleve at visse tendenser forstærkes i forhold til både medarbejdernes og din egen arbejdstid. Nogle medarbejdere foretrækker måske at starte arbejdsdagen tidligt om morgenen for at komme i gang, mens andre i højere grad sidder oppe i de sene nattetimer.

Som leder er det vigtigt, at du får talt med både dine medarbejdere og din egen chef om forventninger og arbejdskultur, når der arbejdes hybridt. Hvad kan vi forvente af hinanden? Hvornår skal du som leder eller medarbejder stå til rådighed, og hvornår er det helt legitimt at holde fri. Det er vigtigt, at du gør klart for dig selv og andre, at det ikke kan forventes at du står til rådighed på mail/telefon hele døgnet.

Læs også Skab en god hybrid arbejdskultur

Den hybride arbejdsform vil for mange være ny, og det er derfor vigtigt at skabe rum for læring. Start eventuelt en dialog med dine medarbejdere om, hvad der er vigtigt for jer på en hybrid arbejdsplads og forsøg at opstille nogle konkrete spilleregler. Vær samtidig åben overfor, at tingene kan ændre sig i takt med, at I gør jer nye erfaringer. Forsøg løbende at give feedback og evaluer sammen med dine medarbejdere, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør - både enkeltvis og samlet.

En måde at forholde sig til den nye arbejdsform på er at bruge de erfaringer, der allerede er tillært fra en lang periode med hjemmearbejde. Reflektér aktivt over, hvad du tager med dig fra din tid som virtuel leder og kombinér det med et skærpet fokus på det, der særligt træder frem ved hybrid ledelse.

Vi har nedenfor samlet fem spørgsmål til refleksion, som du kan bruge i samspil med dine medarbejdere.

Sæt klare rammer for og forventninger til medarbejdernes arbejde, herunder indhold og frister. Hvad forventes af dem hvornår?

Drøft løbende hvornår man forventes at være på, og hvornår det er legitimt at holde fri.

Tag en drøftelse af hvilke opgaver/møder der  bedst  løses på distancen, og hvornår fremmøde er den bedste løsning.

Vurder, hvor der er et særligt behov for løbende fokus på at sikre fremdrift, motivation mv., samt hvor der er særligt behov for støtte til at sætte grænser.

Hav fokus på fortsat at følge med og følge op.

Tal med dine medarbejdere om deres erfaringer, behov og forventninger er til at arbejde hybridt.

Hav et særligt fokus på 'differentieret' ledelsesadfærd og på, hvem der har behov for hvad.

Tilpas ledelsesgreb til den enkelte medarbejders behov ved hjemmearbejde.

Lav en kortlægning af medarbejderne mhp. overblik over deres ledelsesbehov og mulige risikoområder.

Spørg løbende ind til arbejdsbelastning og hjælp med prioritering.

Fortæl medarbejderne hvornår og hvordan du er tilgængelig og sørg også for, at de selv reflekterer over, hvornår de er tilgængelige.

Opprioriter din ledelseskommunikation gennem løbende statusmails, eller fællesmøder, hvor alle møder ind fysisk, så alle medarbejdere får en følelse af, hvad du står for og føler sig tættere på dig.

Hav særligt fokus på at fremstå tydelig, retningssættende og tilstedeværende.

Hav gerne kamera tændt til virtuelle møder og tag aktivt del i debatten og giv feedback.

Vær opmærksom på de signaler du sender og dine egne præferencer:

-          Hvornår og hvor meget arbejder du fx selv hjemme?

-          Hvordan foretrækker du selv at kommunikere?

-          Hvor ofte arbejder du selv sent/tidligt?

Styrk den interne sammenhæng via møder, hvor alle medarbejderne samles.

Tal med medarbejderne om, hvordan de arbejder bedst sammen – hvilke opgaver egner sig til fremmøde og hvilke egner sig bedst til at sidde hjemme.

Nye relationer plejes måske bedst ved at man mødes fysisk i starten, ligesom udviklingsopgaver også ofte fungerer bedst ved fysisk fremmøde.

Hav løbende fokus på samarbejde i opgaveløsning og motiver medarbejderne til at samarbejde på tværs.

Anvend samarbejde strategisk og prioriter partnerskaber på tværs af organisationen, så relevante snitflader og relationer kan opstå for medarbejderen.

Hjælp medarbejderne med at håndtere den grænseløshed, der kan opstå i hjemmearbejdet, fx gennem en klar forventningsafstemning og italesættelse af hvornår det er ok at holde fri.

Italesæt vigtigheden af at have fokus på egen og andres trivsel, og opsæt rammer hvor trivsel kan drøftes.

Sæt mere tid af til faste 1:1-møder med medarbejderne.

Hav fokus på løbende at drøfte trivsel med den enkelte medarbejder ifm balancen mellem hjemmearbejde og fremmøde.

Understøt socialt samvær ved fx at lægge op til uformelle kaffemøder og fælles møder.

Hav fokus på kollegaskabet, så der ikke opstår et A- og B-hold, fordi nogle medarbejdere arbejder mere hjemmefra end andre.

Sæt medarbejderne sammen i nye konstellationer i opgaveløsningen.

Afhold faste tjek-ind og tjek-ud møder i enheden, hvor alle kan være med uanset om de er tilstede fysisk eller ej.

Tag eventuelt initiativ til en medarbejderstafet på intranettet.

Planlæg og strukturer videndeling, fx gennem tværgående mødeseancer, hvor der er afsat konkret tid til videndeling.

Sørg for klar kommunikation som er tilgængelig for alle via faste kommunikationskanaler fx ved ugentlige nyhedsbreve, hyppige kontormøder eller husmøder.

Prioriter tæt kontakt og videndeling med ledergruppen.

Kortlæg hvilke digitale værktøjer, der er gode til at understøtte hybride møder og samarbejdsformer.

Sørg for at udnytte flere digitale værktøjer og virkemidler i kommunikation, så der veksles mellem telefonsamtaler, mails, virtuelle fællesmøder eller walk and talks. Motivér også medarbejderne til at udnytte de forskellige muligheder.

Tal med medarbejderne om hvilke kompetencer og værktøjer I har brug for, for at I kan arbejde godt sammen hybridt. 

Giv plads til at medarbejderne får tid til at dele faglige interesser/ny inspiration eller milepæle i projekter til fællesmøder.

Inspirer til at der deles succeshistorier og udfordringer på tværs af teamet/kontoret.

Sørg for at prioritere faglig sparring også på tværs af jeres institution ved fx at invitere andre kontorer med til kontormøder eller teammøder, så I får indblik i hinandens arbejdsområder og projekter.