En personaletilpasning skal planlægges og styres bedst muligt og tage højde for, at alle er klædt på til at håndtere processen. Endvidere bør aktiviteter afstemmes med personaletilpasningens omfang
En personaletilpasning skal planlægges og styres bedst muligt og tage højde for, at alle er klædt på til at håndtere tiden op til varslingsdagen, selve varslingen og tiden efter. Niveauet af kommunikation og omfanget af aktiviteter skal være afstemt i forhold til arbejdspladens situation. Personaletilpasningen kan være mere eller mindre omfattende alt efter, hvor mange den vedrører, og om den eventuelt også omfatter organisationsændringer.
En personaletilpasning får mange til at bekymre sig – både i forhold til deres egen situation og til kollegaernes. Når kollegaer bliver afskediget, påvirker det også resten af teamet. Arbejdsglæden kan være påvirket i en tid, og det kan have en negativ indvirkning på opgaveløsningen. Der kan være mange spørgsmål, men hvis lederen hjælper de tilbageværende medarbejdere med at finde mening og retning, er enheden bedre rustet til at se fremad. Et fokus på fastholdelse af nøglepersoner, sikring af driftsstabilitet samt nærværende personaleledelse kan være vigtigt for at skabe tryghed og motivation i en sådan situation.
Det er også væsentligt, at de rette interessenter bliver inddraget på de rigtige tidspunkter. En procesplan, en detaljeret drejebog og en samlet plan for kommunikationen er gode værktøjer, som kan være med til at sikre en velplanlagt styring af personaletilpasningen. Alle dele bør man forsøge udarbejde udkast til tidligt i processen, hvor man også inddrager alle relevante parter, herunder samarbejdsudvalg.
En personaletilpasning kan inddeles i tre faser: Den indledende fase, selve afskedigelsesprocessen og den efterfølgende fase.
|
Den indledende fase En påtænkt personaletilpasning indledes med at klarlægge de mest centrale ledelsesmæssige beslutninger om, hvordan den påtænkte personaletilpasning kan gennemføres, og hvordan arbejdspladsen skal fungere efter processen. Før ledelsen træffer beslutning om personaletilpasninger, skal en påtænkt beslutning og processen for gennemførelse drøftes med samarbejdsudvalget. Herefter kan man begynde den ledelsesmæssige planlægning af processen og udarbejdelsen af kommunikationsindsatsen, som er et vigtigt led i tilpasningsprocessen. Det gælder blandt andet at tilvejebringe grundlaget for personaletilpasningen, herunder kriterier for afskedigelse, samt overvejelser i forhold til, om det er muligt at iværksætte afværgeforanstaltninger. Når man udarbejder disse materialer og overvejelser, er det vigtigt med korrekt og rettidig inddragelse/orientering af ledere, samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og arbejdspladsen i sin helhed. Ved tilpasningsprocesser er det et grundlæggende hensyn, at arbejdspladsen også efter tilpasningen bedst muligt kan varetage sine arbejdsopgaver på kvalificeret måde. Arbejdspladsen skal derfor foretage en vurdering af den samlede medarbejderstab med henblik på at beholde de bedst kvalificerede medarbejdere til at løse opgaverne. |
|
Selve afskedigelsesprocessen Når der er truffet endelig beslutning om igangsættelse af en afskedigelsesprocessen er næste skridt at udvælge de medarbejdere, der påtænkes afskediget. Der gennemføres partshøring, og der kommunikeres om personaletilpasningen til de nærmeste kollegaer og resten af arbejdspladsen. Processen frem mod varslingsdagen(e) og selve varslingsdagen(e) kan potentielt involvere mange aktører og skal håndteres med omhu og respekt. Ledere, HR-professionelle og tillidsrepræsentanter skal være forberedte på at håndtere både de praktiske og de følelsesmæssige aspekter af processen. En klar kommunikationslinje og en detailplan for hele varslingen hjælper til at undgå misforståelser. Ved udvælgelsen af medarbejdere, der påtænkes afskediget, skal ledelsen være opmærksom på medarbejdere, som kan have en særlig beskyttelse ved afskedigelse. Det omfatter bl.a. tillidsrepræsentanter og andre tillidsvalgte, gravide og barslende, handicappede medarbejdere m.fl., hvor der gælder skærpede krav til udvælgelsen og til dokumentationen af denne udvælgelse, og hvor der kan være behov for særlige processkridt. |
|
Den efterfølgende fase Den efterfølgende fase handler om at støtte de afskedigede medarbejdere i afskedigelsesperioden, håndtere henvendelser fra de faglige organisationer og øvrige interessenter samt holde fokus på trivsel og opgaveløsning hos de tilbageværende medarbejdere. I denne fase er der behov for nærværende ledelse. De medarbejdere, der påtænkes afskediget, kan tilbydes hjælpe til at forstå, hvad der er sket, og hvordan det stiller dem, mens de tilbageværende medarbejdere skal støttes i at bevare deres motivation og trivsel på arbejdspladsen. Det inkluderer også genopbygningen af arbejdsmiljøet. Når tilpasningsprocessen er gennemført anbefales det, at hele processen evalueres. Evalueringen skal identificere det, der fungerede i processen og områder til forbedring. Evaluering kan danne grundlag for justeringer af fremtidige strategier og processer. |
Hent skabeloner til planlægning af personaletilpasninger:
Se skabelon til forandringsfortælling her (PPTX)
Se skabelon til kommunikationsplan her (DOCX)
