Principper for personaletilpasninger i staten

Ændringer i arbejdspladsens forhold, for eksempel økonomi, ændret strategisk fokus, nye opgaver, ændret kompetencebehov eller opgavebortfald, kan medføre behov for tilpasning af personalet.

En personaletilpasning er en kompleks proces, både juridisk og ledelsesmæssigt. Forandringsprocessen skal forberedes, planlægges og styres omhyggeligt, så alt forløber korrekt og på en ordentlig måde. Det indebærer bl.a., at alle relevante parter inddrages og informeres rettidigt og klædes ordentligt på til opgaven.

De ændrede forhold på arbejdspladsen sætter rammerne for, hvordan opgaverne fremover løses, og danner dermed udgangspunktet for, hvordan en personaletilpasning planlægges og gennemføres. Arbejdspladsen skal også afstemme niveauet af kommunikation og omfanget af aktiviteter relateret til personaletilpasningen i forhold til situationen.

Staten løser opgaver, der er vigtige for borgerne, virksomhederne og samfundet i det hele taget. Som arbejdsgiver i staten er det derfor vigtigt, at der i forbindelse med personaletilpasninger er fokus på, at arbejdspladsen også fremover skal være i stand til at varetage sine arbejdsopgaver på kvalificeret vis.

Det er en ledelsesopgave at vurdere og beslutte, hvilke medarbejdere der skal afskediges, flyttes eller have ændrede opgaver.

Ledelsen skal derfor vurdere, hvilke opgaver, der fortsat skal udføres, og på hvilken måde, hvilke kompetencer, der kræves, og hvad det konkret betyder for udvælgelsen af medarbejdere.

Arbejdspladsen skal foretage en konkret, individuel vurdering af den samlede medarbejderstab med henblik på at vurdere, hvem der under de givne omstændigheder bedst kan undværes eller skal have foretaget ændringer i stillingen.

Der er mange regler og procedurer forbundet med personaletilpasninger, og de skal naturligvis følges. Begynd derfor med at få skabt overblik over de regler og procedurer, der gælder på området.

Der er relevante regler og retningslinjer i lovgivningen og særligt i forvaltningsloven, tjenestemandslovgivningen og i overenskomster og aftaler samt praksis. Overholdelse af de forskellige regler og procedurer kan have betydning for sagligheden af en afskedigelse og kan medføre, at arbejdsgiveren bliver pålagt at betale en godtgørelse eller en bod.

Vær særlig opmærksom på frister, høringsregler, forhandlingsprocedurer samt inddragelse af samarbejdsudvalget.

Før arbejdsgiver træffer beslutning om iværksættelse af personaletilpasninger, skal den påtænkte beslutning drøftes i samarbejdsudvalget, så medarbejdernes synspunkter kan indgå i grundlaget for arbejdsgivers efterfølgende beslutning.

Som leder skal man også være opmærksom på, at en række medarbejdere har en særlig beskyttelse mod at blive afskediget eller flyttet. Det gælder for eksempel tillidsrepræsentanter og andre tillidsvalgte medarbejdere. For disse medarbejdere er det et krav, at der foreligger tvingende årsager og der gælder endvidere særlige proceskrav, før der kan ske afskedigelse. Anden særlovgivning, for eksempel lige- og forskelsbehandlingsloven, indeholder en række forbud og særlige bevisbyrderegler, og en afskedigelse i strid med særlovene kan udløse en relativt høj godtgørelse til medarbejderen.

De fleste medarbejdere på en arbejdsplads vil på den ene eller anden måde blive berørt af en personaletilpasning.

Nærværende personaleledelse kan afbøde usikkerhed og mistrivsel. Alle ledelseslag har en opgave i at hjælpe medarbejderne med at finde mening og retning og i at sikre, at processen forløber ordentligt og korrekt.

Tydelig, ensartet og fyldestgørende kommunikation om forandringen, processen og fremtiden er afgørende for, hvordan forløbet opleves af både medarbejdere og ledere. Samtidig er det også centralt at have fokus på den eksterne kommunikation med arbejdspladsens interessenter og samarbejdsparter.