Forandringsfortællingen kan være et vigtigt ledelsesværktøj til at skabe kernen og linjen i den samlede kommunikation både indadtil og udadtil. Et godt sted at starte med kommunikationen er med at udarbejde hovedbudskaberne for, hvorfor en personaletilpasning er nødvendig, og hvad den kommer til at betyde for arbejdspladsen og medarbejderne.
Det kan være relevant først at overveje det overordnede mål med kommunikationen og dernæst besvare væsentlige spørgsmål, såsom:
- Hvorfor gør vi det her? – og hvor skal vi hen?
- Hvad kommer der til at ske? – og hvordan vil vi gøre det?
- Hvad betyder det for os/mig? - hvad skal jeg gøre anderledes i morgen end i dag?
Det kan være svært at skabe en forandringsfortælling, der kan rumme alle budskaber til alle modtagere. Derfor kan det være en fordel at lave en overordnet forandringsfortælling og efterfølgende justere kommunikationen afhængig af den konkrete situation. Der skal fx tages hensyn til, at der internt kommunikeres til to forskellige medarbejdergrupper: De påtænkt afskedigede og de tilbageværende medarbejdere. Mens de påtænkt afskedige medarbejdere har brug for at forstå processen frem til deres eventuelt sidste arbejdsdag, har de tilbageværende medarbejdere behov for information om fremtiden, herunder prioriterede opgaver og konsekvenserne for deres job og nye dagligdag. Begge grupper har brug for at forstå årsagen og nødvendigheden af personaletilpasningen.
Gode råd til sprogbrug i kommunikationen om personaletilpasningen
Sprogbrugen i kommunikationen om forandringen ved personaletilpasningen bør være nuanceret, da medarbejdere har forskellige behov og præferencer. Institutionens tone of voice og sprogbrugen generelt bør ikke give en følelse af, at der tales ned til eller henover hovedet på medarbejderne. Et enkelt og letforståeligt sprog kan bidrage til, at medarbejderne nemmere forstår budskabet og konsekvenserne af personaletilpasningen.
|
Se skabelon til en forandringsfortælling her
Kommunikationsplanen strukturer kommunikationen for hele personaletilpasningsprocessen og hjælper ledelsen med omhyggeligt at styre kommunikationsaktiviteterne. Kommunikationsplanen bør udarbejdes i sammenhæng med procesplanen og have fokus på både den eksterne og interne kommunikation. Endvidere er det i planlægningen af kommunikationen, der skal tages til, hvem der bringer, hvilke budskaber til hvem, hvornår, hvor, og hvordan?
Hvad er timingen
Den rette timing kan have betydning for modtagelsen af kommunikationen i en personaletilpasningsproces. Den forkerte timing af kommunikationen kan føre til uheldige situationer, rygtedannelser og unødig snak i krogene. I kommunikationsplanen bør det fremgå, hvem der kommunikerer og hvilke informationer, der skal formidles til hvem af hvem, samt hvornår der kommunikeres og hvordan.
|
Hvem er modtagerne?
Modtagerne af kommunikationen kan være både interne og eksterne interessenter. Interne modtagere omfatter organisationens ledere og medarbejdere, herunder dem, der påtænkes afskediget. Personalelederne spiller en central rolle, da de både skal informeres og klædes på til at videregive informationen. Ledelsen informerer internt i institutionen først (se også proces for inddragelse af samarbejdsudvalget), og derefter vil eksterne også blive informeret. Det kan inkludere presse, fagforeninger, leverandører og borgere. I visse tilfælde kan det også være nødvendigt at udarbejde et presseberedskab eller et beredskab til Folketingspørgsmål, fx ved omfattende personaletilpasning, opgavebortfald eller specifikke enkeltsager.
|
Hvilken kanal skal der benyttes?
Kommunikation til medarbejderne kan være både mundtligt og skriftligt, og bør supplere hinanden. I visse situationer kan der også være brug for, at informationen leveres fortroligt. I kommunikationsplanlægningen bør det således overvejes, hvilke kanaler, der skal anvendes til hvad og hvornår. Kommunikationskanalerne kan fx være individuelle samtaler, dialogmøder, fællesmøder og stormøder. Det kan også være digital post, mails (enkeltvis eller fælles), information via medarbejderportal/intranet etc.
|
Se skabelon til kommunikationsplan