Kommunikationsindsatsen i en personaletilpasning bør være velovervejet og struktureret, og her kan en forandringsfortælling og en kommunikationsplan være vigtige ledelsesværktøjer til at skabe kernen og linjen i kommunikationen.
En personaletilpasning kan omfatte omstrukturering af opgaver, tilpasning af ressourcer samt afskedigelser og kan blive oplevet af medarbejderne som en større forandring. I forandringsprocesser bidrager velovervejet ledelsesmæssig håndtering samt tydelig og ensartet kommunikation gennem hele processen til at sikre mening, legitimitet og forståelse blandt både interne og eksterne parter.
En struktureret kommunikationsindsats kan være central for at opnå dette. Kommunikationsindsatsen kan fx bygges op om en fælles forandringsfortælling og en detaljeret kommunikationsplan, der kan hjælpe ledelsen til omhyggeligt at styre kommunikation før, under og efter personaletilpasningsprocessen. Det kan være brugbart at påbegynde på forandringsfortællingen og kommunikationsplanen i begyndelsen af processen, herunder med henblik på at kunne drøfte disse med samarbejdsudvalget.
Forandringsfortællingen kan være et vigtigt ledelsesværktøj til at skabe kernen og linjen i den samlede kommunikation både indadtil og udadtil. Et godt sted at starte med kommunikationen er med at udarbejde hovedbudskaberne for, hvorfor en personaletilpasning er nødvendig, og hvad den kommer til at betyde for arbejdspladsen og medarbejderne.
Det kan være relevant først at overveje det overordnede mål med kommunikationen og dernæst besvare væsentlige spørgsmål, såsom:
Det kan være svært at skabe en forandringsfortælling, der kan rumme alle budskaber til alle modtagere. Derfor kan det være en fordel at lave en overordnet forandringsfortælling og efterfølgende justere kommunikationen afhængig af den konkrete situation. Der skal fx tages hensyn til, at der internt kommunikeres til to forskellige medarbejdergrupper: De påtænkt afskedigede og de tilbageværende medarbejdere. Mens de påtænkt afskedige medarbejdere har brug for at forstå processen frem til deres eventuelt sidste arbejdsdag, har de tilbageværende medarbejdere behov for information om fremtiden, herunder prioriterede opgaver og konsekvenserne for deres job og nye dagligdag. Begge grupper har brug for at forstå årsagen og nødvendigheden af personaletilpasningen.
|
Gode råd til sprogbrug i kommunikationen om personaletilpasningen Sprogbrugen i kommunikationen om forandringen ved personaletilpasningen bør være nuanceret, da medarbejdere har forskellige behov og præferencer. Institutionens tone of voice og sprogbrugen generelt bør ikke give en følelse af, at der tales ned til eller henover hovedet på medarbejderne. Et enkelt og letforståeligt sprog kan bidrage til, at medarbejderne nemmere forstår budskabet og konsekvenserne af personaletilpasningen. |
Kommunikationsplanen strukturer kommunikationen for hele personaletilpasningsprocessen og hjælper ledelsen med omhyggeligt at styre kommunikationsaktiviteterne. Kommunikationsplanen bør udarbejdes i sammenhæng med procesplanen og have fokus på både den eksterne og interne kommunikation. Endvidere er det i planlægningen af kommunikationen, der skal tages til, hvem der bringer, hvilke budskaber til hvem, hvornår, hvor, og hvordan?
|
Hvad er timingen Den rette timing kan have betydning for modtagelsen af kommunikationen i en personaletilpasningsproces. Den forkerte timing af kommunikationen kan føre til uheldige situationer, rygtedannelser og unødig snak i krogene. I kommunikationsplanen bør det fremgå, hvem der kommunikerer og hvilke informationer, der skal formidles til hvem af hvem, samt hvornår der kommunikeres og hvordan. |
|
Hvem er modtagerne? Modtagerne af kommunikationen kan være både interne og eksterne interessenter. Interne modtagere omfatter organisationens ledere og medarbejdere, herunder dem, der påtænkes afskediget. Personalelederne spiller en central rolle, da de både skal informeres og klædes på til at videregive informationen. Ledelsen informerer internt i institutionen først (se også proces for inddragelse af samarbejdsudvalget), og derefter vil eksterne også blive informeret. Det kan inkludere presse, fagforeninger, leverandører og borgere. I visse tilfælde kan det også være nødvendigt at udarbejde et presseberedskab eller et beredskab til Folketingspørgsmål, fx ved omfattende personaletilpasning, opgavebortfald eller specifikke enkeltsager. |
|
Hvilken kanal skal der benyttes? Kommunikation til medarbejderne kan være både mundtligt og skriftligt, og bør supplere hinanden. I visse situationer kan der også være brug for, at informationen leveres fortroligt. I kommunikationsplanlægningen bør det således overvejes, hvilke kanaler, der skal anvendes til hvad og hvornår. Kommunikationskanalerne kan fx være individuelle samtaler, dialogmøder, fællesmøder og stormøder. Det kan også være digital post, mails (enkeltvis eller fælles), information via medarbejderportal/intranet etc. |
En overordnet forandringsfortælling kan hjælpe ledelsen til at håndtere den overordnede kommunikation før, under og efter personaletilpasningsprocessen, men den kan sjældent stå alene.
Alle ledelseslag bør være i stand til at kommunikere forandringsfortællingen, hvilket gør præproducerede kommunikationsoplæg som fx en fælles talelinje og en FAQ til nyttige værktøjer. Disse værktøjer understøtter lederne i deres kommunikation og hjælper med at besvare spørgsmål fra medarbejderne.
I nogle institutioner kan det også være hensigtsmæssigt at træne lederne i formidlingen af fortællingen, så der hverken siges mindre eller mere end det, som processen indeholder.
Derudover er det vigtigt at være opmærksom på både verbal og non-verbal kommunikation, da medarbejderne tolker på, hvad lederne gør og ikke gør. Ledernes handlinger og kropssprog kan ofte sende lige så kraftige signaler som deres ord, og det er derfor essentielt, at ledelsen er bevidst om dette for at sikre en sammenhængende og troværdig i deres kommunikation.
Få her fem gode råd og fem faldgruber til kommunikation:
Hent skabeloner til forandringsfortællingen, FAQ og kommunikationsplanen her:
Se eksempler på udfyldte skabeloner her:
Se eksempel på en kommunikationsplan for en fiktiv personaletilpasning her (DOCX)
