Sæt strategisk fokus på sygefravær

Involver hele arbejdspladsen

Engagement fra hele arbejdspladsen giver jeres sygefraværsindsats større gennemslagskraft. Det er derfor vigtigt at få inddraget hele arbejdspladsen.

Rollerne i sygefraværsindsatsen er forskellige, alt efter hvor i organisationen du er placeret, men alle spiller en vigtig rolle i sænkelsen af sygefraværet. Det er vigtigt, at alle er klar over, hvilken rolle de spiller.

Det kan fx være:

• Topledelsen, der sætter retning for arbejdet med forebyggelse og håndtering af sygefravær. Når topledelsen har fokus på sygefraværet, vil det fokus sprede sig til resten af arbejdspladsen. Desuden bør topledelsen også følge med i udviklingen af sygefraværet via ledelsesinformation.
• Personalelederen, der har ansvar for, at det strategiske fokus på arbejdspladsen bliver indarbejdet i lederens enheder. Typisk er det også personalelederen, der skal have overblik over omfanget af den enkelte medarbejders sygefravær og over om medarbejderne mistrives eller er i risikozone for at blive sygemeldte.
• HR-funktionen skal understøtte både topledelsen og personalelederne i deres arbejde med sygefraværsindsatsen. Det kan blandt andet ske ved at klæde linjelederen på til at snakke om sygefravær med sine medarbejdere. Hertil skal HR-funktionen sikre, at topledelse og linjeledere får ledelsesinformation om udviklingen i arbejdspladsens sygefravær.
• Medarbejderne skal engagere sig aktivt i arbejdspladens sygefraværsindsats, følge retningslinjerne for sygefraværspolitikken og samtidig være opmærksom på kollegaerne, så der kan blive taget hånd om eksempelvis fravær på grund af mistrivsel og andet arbejdsrelateret sygefravær.

Skab dialog om sygefraværet

Sygdom er en privat sag for den enkelte medarbejder, men fraværet er en fælles sag for hele arbejdspladsen. Derfor bør I på arbejdspladsen drøfte, hvordan I håndterer sygdom og arbejdsrelateret fravær.

Faste rammer for hvor og hvornår I drøfter sygefravær på arbejdspladsen sikrer, at der holdes fokus på sygefraværet. I kan tage sygefravær op i mange forskellige sammenhænge og i flere forskellige fora.

Fx kan I drøfte sygefravær systematisk med:

• Den enkelte (syge) medarbejder. Det kan bl.a. ske ved at have faste kadencer for sygefraværssamtaler
• Ledelsesgruppen. Tag regelmæssigt sygefraværsstatikken op på ledelsesmøder og drøft niveauet og eventuelle forskelle mellem arbejdspladsens forskellige enheder, personalegrupper mv. Drøft også, om der er enkelte medarbejdere, der skiller sig ud med et uforklarligt højt sygefravær. Tal også om, hvilken sygefraværskultur I gerne vil have skal præge arbejdspladsen.
• Samarbejdsudvalget. Samarbejdsudvalget skal mindst en gang årligt drøfte arbejdspladsens sygefravær og tage stilling til eventuelle aktiviteter på området. Ofte kan det imidlertid være nyttigt at sætte sygefraværet på dagsordenen en gang i kvartalet
• Alle eller flere medarbejdere på personalemøder. Brug møder, hvor mange medarbejdere er samlet, til at informere om niveauet for sygefravær og forklar, hvorfor det er vigtigt at bringe det ned. Fortæl hvilke aktiviteter, I har iværksat, hvorfor I har valgt de pågældende metoder og drøft for eksempel, hvad sygefraværet betyder for den daglige opgaveløsning.

Arbejdspladsens intranet, personaleblad eller lignende kan også bruges til at informere og fortælle om niveauet for sygefravær, hvilken politik I har for sygefravær og komme med gode eksempler på, hvordan sygefraværet er blevet bragt ned.

Lav en sygefraværspolitik

Holdningen til og retningslinjer for sygefravær på arbejdspladsen bliver tydeliggjort for medarbejderne med en sygefraværspolitik. En sygefraværspolitik kan også være med til at skabe opmærksomhed om sygefraværet på arbejdspladsen og ændre arbejdspladsens sygefraværskultur.

Lokale forhold skal være udgangspunktet for sygefraværspolitikkens indhold. Generelt er det dog hensigtsmæssigt, at politikken omhandler:

• Formål – hvorfor er det vigtigt for jer at nedbringe sygefraværet?
• Metoder – hvilke metoder vil I anvende til at forebygge og nedbringe sygefraværet?
• Retningslinjer for håndtering af sygefravær – hvad forventer I af ledere og medarbejdere ved sygdom?
• Opfølgning – hvordan og hvornår vil I følge op på, om politikken virker?

Udarbejd sygefraværspolitikken i et sammenspil mellem ledelse, HR-funktion og samarbejdsudvalget (SU). Det skaber kendskab og ejerskab til politikken, og gør det lettere at få politikken til at leve i organisationen. Samarbejdsudvalget (SU) er samtidig også et forum, hvor I kan følge op på om sygefraværspolitikken fungerer optimalt på arbejdspladsen.

Hav understøttende ledelsesinformation

Viden om, hvordan det går med arbejdspladsens sygefravær, understøtter ledelsen i at sætte fokus på sygefraværet. God ledelsesinformation til både topledelse og personaleledere giver derfor mulighed for at fokusere på arbejdspladsens udfordringer inden for sygefravær.

Kadencen og indholdet i ledelsesinformationen skal afhænge af arbejdspladsens lokale forhold. Dog bør ledelsen regelmæssigt få ledelsesinformation om sygefra-været, så det bliver muligt at handle på en eventuel uhensigtsmæssig udvikling