Udarbejdelse af en FAQ er med til at sikre korrekte og ensartede svar på spørgsmål. Det skaber klarhed og er med til at forebygge misforståelser.
I en proces med personaletilpasninger opstår der typisk en lang række spørgsmål og et behov for afklaring. Det er afgørende, at svarene er korrekte, konkrete og ensartede, især med hensyn til juridiske spørgsmål og personalepolitiske beslutninger. For at imødekomme dette behov er udarbejdelsen af en FAQ (ofte stillede spørgsmål) et vigtigt tiltag, der kan give klarhed, forebygge misforståelser og understøtte en korrekt proces.
En FAQ kan være brugbar på flere måder. Den kan anvendes af ledere på alle niveauer og andre aktører som en støtte i de forskellige situationer og fora, hvor kommunikationen om personaletilpasningen er nødvendig. En FAQ hjælper med at ensarte kommunikationen og giver svar på spørgsmål, der kunne komme.
Spørgsmål, der kan være relevante at besvare i en FAQ er fx:
Vedrørende den indledende fase:
- Hvad er baggrunden for personaletilpasningen?
- Hvorfor skal der spares nu?
- Er vi de eneste, der skal afskedige?
- Har I afsøgt alternative muligheder for at undgå personaletilpasninger?
- Indgår der ledige stillinger i besparelsen – hvilke?
- Vil der blive tilbudt frivillige fratrædelsesordninger?
- Hvordan vil arbejdspladsen kommunikere med eksterne?
|
Vedrørende selve afskedigelsesprocessen:
- Hvornår finder afskedigelserne sted?
- Hvor mange vil blive afskediget?
- Hvilke områder, enheder eller afdelinger vil blive ramt?
- Hvilke kriterier bliver medarbejderne vurderet efter?
- Hvad betyder væsentlig vilkårsændring?
- Hvordan kommer varslingsdagen til at forløbe?
- Hvis jeg varsles påtænkt afskediget, kan jeg så have en bisidder med til samtalen?
- Er der mulighed for rådgivning i forbindelse med afskedigelserne?
- Hvad sker der umiddelbart efter varslingen?
|
Vedrørende den efterfølgende fase:
- Hvor lang opsigelsesvarsel har jeg?
- Hvis jeg afskediges, skal jeg så arbejde frem til fratrædelsestidspunktet?
- Hvad betyder det, at jeg er fritstillet/har tjenestefrihed med løn?
- Skal der afvikles ferie i afskedigelsesperioden?
- Kan de afskedigede blive frigjort fra deres stillinger med hurtig varsel ved tiltrædelse i nyt job før afskedigelsesperiodens udløb?
- Får jeg en fratrædelsesgodtgørelse?
- Hvordan siger jeg farvel til mine kollegaer?
- Kan jeg beholde min IT-adgang?
- Skal hjemme-pc, mobiltelefon og andre effekter afleveres ved fritstilling?
- Hvad gør I for at hjælpe de afskedigede videre?
- Hvordan er mulighederne for efterfølgende hjælp, hvis jeg bliver afskediget?
- Hvilken betydning har personaletilpasningerne for institutionens fremtid?
- Forventer I flere afskedigelser?
- Hvad betyder det ift. x, y z projekter/arbejdsopgaver?
- Hvordan vil institutionen støtte tilbageværende medarbejdere?
|
Øvrige:
- Hvem kan man henvende sig til ved yderlige spørgsmål?
|
Hvis en FAQ gøres dynamisk, kan der løbende tilføjes spørgsmål og svar undervejs i personaletilpasningsprocessen. En FAQ spiller sammen med kommunikationsplanen og forandringsfortællingen og er således god at få påbegyndt, inden processen starter. Brug for eksempel samarbejdsudvalget til at kvalificere bruttolisten med spørgsmål.
Gør FAQen brugervenlig og nem at opdatere ved at lave den digital og søgbar for eksempel på en webside eller som en PDF, hvor man kan benytte søgefunktionen Ctrl+F.
