Der kan med fordel udarbejdes en detaljeret handlingsplan med støttedokumenter for selve varslingsdagen(e) til arbejdspladsens ledere.
Når det er besluttet, hvilke medarbejdere, der påtænkes afskediget, og der er truffet beslutning om de forskellige forhold og rammer for personaletilpasningen, kan der med fordel udarbejdes en detaljeret handlingsplan for selve varslingsdagen(e) med støttedokumenter til arbejdspladsens ledere.
Der er mange regler og procedurer forbundet med personaletilpasninger generelt og med selve varslingen specifikt – og de skal naturligvis iagttages. Samtidig vil de fleste medarbejdere på en arbejdsplads på den ene eller anden måde blive berørt af en personaletilpasning, og det skal håndteres ledelsesmæssigt.
Det er god ledelse at skabe overblik og styring, at sikre, at regler og procedurer bliver overholdt, og at forebygge tvivl og mistrivsel gennem nærværende personaleledelse både før, under og efter varslingsdagen(e). Dette indebærer bl.a. at forberede og planlægge varslingen grundigt, at de relevante parter inddrages og informeres rettidigt og fyldestgørende, at aktørerne klædes på til opgaven, samt alle ledelseslag hjælper medarbejderne med at finde mening og retning. Det er svært for de fleste at blive afskediget, men hvis processen gennemføres med ordentlighed og respekt, er det ofte lettere for de afskedigede medarbejdere at komme videre i deres karriere.
Arbejdspladser og besparelsesprocesser varierer betydeligt, og der er derfor også mange forskellige tilgange til, hvordan varsling af afskedigelser forløber hensigtsmæssigt. Det afhænger af en række konkrete forhold på den enkelte arbejdsplads, fx antallet og fordelingen af medarbejdere, der påtænkes afskediget.
På nogle arbejdspladser vil det være hensigtsmæssigt at samle varslingen på én dag, på andre arbejdspladser vil det være hensigtsmæssigt at sprede varslingen over flere dage. Det vil også være forskelligt, om det er nødvendigt at aflyse møder, undervisning, tilsyn, kontroller mv. for hele eller dele af arbejdspladsen under varslingen.
Der er dog en række regler og procedurer, der skal iagttages uagtet arbejdspladsen og konteksten. Disse omfatter bl.a. den særlige proces ved afskedigelse af tillidsrepræsentanter mv., de særlige regler, der gælder for tjenestemænd, samt proces for partshøring og information om muligheden for at have en bisidder med til en varslingssamtale. I den forbindelse bør lederen tilstræbe, at mulige bisiddere, eksempelvis tillidsrepræsentanter, kan være til rådighed i tidsrummet, hvor samtalerne finder sted.
Det kan også være en god idé at stille et internt eller eksternt kriseberedskab til rådighed til at gribe medarbejdere og ledere, der måtte have brug for akut hjælp eller rådgivning.
Efter varslingssamtalerne bør medarbejderne samles til et orienteringsmøde – fx i de enkelte enheder eller fælles på arbejdspladsen afhængig af størrelsen på arbejdspladsen og den organisatoriske sammenhængskraft. Her informeres medarbejderne om, hvad der er sket, og om den videre proces. Hvis det allerede på dette tidspunkt er muligt, kan der også siges noget om de fremadrettede prioriteringer, opgaveoverlevering mv. Ligeledes anbefales det at afslutte varslingsdagen med en grundig debriefing med lederne, hvor de har mulighed for at tale deres oplevelser igennem samt dele reaktioner og tanker.
Hvis forholdene omkring varslingsdagen(e) planlægges grundigt og i god tid, giver det også mulighed for at forberede og klæde lederne godt på til opgaven, sikre at tillidsrepræsentanter er klar til at bistå og skabe ro omkring afviklingen af dagen(e).
Ved større personaletilpasninger skal man være opmærksom på, at det kan være en relativt stor logistisk/praktisk opgave, særligt hvis arbejdspladsen er spredt over flere geografiske placeringer.
Endeligt kan der i planlægningen af, hvem der skal forestå samtalerne, være nogen, der kan træde til og afholde samtaler ved eventuel sygdom.
Hent skabelon med eksempel på en varslingsdag.
