God forberedelse danner grundlag for en korrekt og professionel håndtering af varslingssamtalerne.
En væsentlig forudsætning for at afholde en ordentlig og korrekt varslingssamtale er, at alle ledere er sat godt ind de juridiske rammer og forinden har haft mulighed for at få afklaret eventuelle spørgsmål og usikkerheder. Til dette formål kan der med fordel udarbejdes støtte materiale med begrundelse, vilkår, plan for varslingsdagen(e) mv.
Det er ligeledes vigtigt, at lederne er sat grundigt ind i de praktiske detaljer for varslingssamtalerne. Hvis alt det praktiske rundt om samtalerne er på plads, kan lederne bedre fokusere på selve samtalerne.
De praktiske afklaringer omfatter bl.a., hvor og hvornår varslingssamtalerne skal finde sted, hvad der kan være en god dagsorden/talelinje, hvad der skal stå i lederenes indkaldelsesmail, hvem der skal sidde sammen med lederen (for eksempel en anden leder eller én fra HR), hvad der skal ske lige efter samtalerne etc. Det anbefales at samle disse oplysninger i en handlingsplan (med diverse støttedokumenter) for varslingsdagen til lederne.
Se et eksempel på en plan for en varslingsdag her (kommer senere)
Når de praktiske forhold er på plads, kan lederne rette opmærksomheden og koncentrationen mod gennemførelsen af selve samtalerne. Nogle arbejdspladser vælger at holde et orienteringsmøde for lederne inden varslingsdagen. Her kan ledelsen og HR gennemgå alle relevante forhold og få afklaret eventuelle spørgsmål, der måtte være. I nogle tilfælde vælger man også at træne lederne i at afholde varslingssamtaler.
Lederne bliver ofte vurderet på sin håndtering af en personaletilpasning af de tilbageværende medarbejdere. En korrekt og professionel håndtering vil alt andet lige skabe mindre uro og forebygge demotivering hos de tilbageværende medarbejdere. Et respektfuldt håndteret forløb vil således typisk gøre, at lederen står stærkere i arbejdet med at bringe enheden videre i tiden efter.
Når afskedigelser ikke kan undgås, er forberedelsen af en personaletilpasning afgørende for, at håndteringen af processen sker professionelt, korrekt og så hensynsfuldt som muligt over for de påtænkt afskedigede medarbejdere. Endvidere er det med til at efterlade et bedre indtryk hos de påtænkt afskedigede og de tilbageværende medarbejdere.
For ledere, der står overfor at gennemføre varslingssamtaler, er det afgørende at være godt forberedt på de juridiske rammer og på selve det at afholde samtalerne, herunder typiske reaktioner.
At have en klar talelinje at støtte sig op ad – og en skabelon for samtalen – kan være uvurderlig. Afhængig af medarbejdergruppen kan lederne også tænke over de forskellige udfaldsrum. Nogle medarbejdere vil være særligt sårbare, og det vil være hensigtsmæssigt at kunne henvise dem til at søge rådgivning eller sparring. I nogle tilfælde kan det være hensigtsmæssigt, at lederne trænes i af afholde varslingssamtalerne – evt. med hinanden eller ved at inddrage ekstern hjælp.
I forberedelsen af varslingssamtalerne kan det være en hjælp for lederne at tage udgangspunkt i en fastlagt dagsorden. Det kan være særligt svært at finde en god måde at indlede varslingssamtalen på. Nogle ledere vil foretrække at udarbejde små manuskripter med korte sætninger og stikord til hver af samtalens dele. Dagsordenen kan eventuelt kobles til forandringsfortællingen samt underbygges med centrale talelinjer og de objektive kriterier for udvælgelsen.
Lederen kan – ligesom medarbejderne – med fordel være repræsenteret af to personer til varslingssamtalen, for eksempel personalelederen og en HR-medarbejder eller en anden leder.
En varslingssamtale skal i udgangspunktet være kort (10-15 minutter), men givet eventuelle følelsesmæssige reaktioner fra medarbejderen, er det en god idé, at samtalen er uden bagkant. Det kan dog i nogle tilfælde være svært i sammenhæng med en større varslingsdag, hvor det i så fald er vigtigt at have en ekstra tidbuffer mellem samtalerne.
Læs mere om reaktioner fra påtænkt afskedigede medarbejdere her
