Afholdelse af varslingssamtaler

Få et overblik over vigtige elementer i afholdelsen af en varslingssamtale, så beskeden bliver klart og tydeligt kommunikeret.

Varslingssamtaler er noget af det sværeste i et lederjob. Man ændrer som leder medarbejderens selvforståelse og dagligdag på et øjeblik, og reaktionen kan være voldsom og meget forskellig fra person til person.

Varslingssamtalen forløber bedst, hvis lederne er godt forberedte. Det betyder, at lederne har fokus på kommunikationen, herunder den overordnede forandringsfortælling og de centrale talelinjer om årsagen til personaletilpasningen samt de objektive kriterier for udvælgelsen af den pågældende medarbejder. Herudover at lederne har forberedt sig på de udstukne rammer og regler for afholdelse af samtalen. Samtidig skal lederne holde sig for øje, at det også kan være en følelsesmæssig svær samtale, hvor de ikke desto mindre skal balancere saglighed med indlevelse og give medarbejderne, der er påtænkt afskediget, tid og rum til at reagere.

I varslingssamtalen er formålet at overbringe beskeden om den påtænkte afskedigelse til medarbejderen, og det er lederens ansvar at være budbringer i denne sammenhæng. Det særligt udfordrende ved at gennemføre en varslingssamtale er at sikre, at varslingen om den påtænkte afsked bliver klart og tydeligt kommunikeret. I situationen er det vigtigt, at lederen er den, der formidler beskeden, frem for at være den, der støtter og trøster medarbejderen.  

Læs mere i PAV kap. 31 her

Gode råd til varslingssamtalen

  • Grundig forberedelse betaler sig. En dagsorden og talepunkter for, hvad der skal siges, og i hvilken rækkefølge kan for eksempel være med til klæde lederen på. De kan også træne selve samtalen, hvor de har fokus på at bruge et klart og tydeligt ordvalg samt at fremstå kontrolleret i tonefald og kropssprog.
  • Hav øje for de praktiske detaljer. De små detaljer, såsom valg af lokale (uforstyrret, uden glaspartier, væk fra enheden, lommetørklæder) og længden på mødet (kort men uden bagkant) kan have stor indvirkning på, hvordan samtalen forløber.
  • Hold samtalen kort og præcis. Det vil ofte være vigtigt, at lederne holder samtalerne korte og er helt præcise i, hvad der siges. Beskeden om påtænkt afskedigelse skal komme tidligt i samtalen. Her er det bedre at læse op, end at sige noget misvisende eller forkert. Lederen skal sætte scenen og holde styringen under hele samtalen. Det er også vigtigt, at lederne ikke afslutter samtalen med at glatte ud.
  • Følg planen og hovedbudskabet. I mange tilfælde vil der være en talelinje for, hvordan samtalen skal forløbe, som lederne skal følge. Planen kan for eksempel tage udgangspunkt i de rammer og vilkår, der er fastlagt i begrundelsen for den påtænkte afskedigelse. Det er vigtigt, at lederen holder sig til at gentage hovedbudskaberne og ikke improviserer noget, som kan tolkes uklart eller som en åbning til forhandling. Særligt vigtigt er det, at medarbejderne ikke loves noget, der ligger ud over rammerne af de aftalte vilkår, for eksempel en senere genansættelse.
  • Giv plads og tid til medarbejdernes reaktioner. Meget berørte medarbejdere kan være så påvirkede af situationen, at de ikke opfanger alt, hvad der bliver sagt. Lederne bør være opmærksomme på at anerkende situationen, men samtidig undgå at undskylde eller forsøge at hjælpe medarbejderne med at bearbejde den. Henvis i stedet til de muligheder for støtte, medarbejderen har – det kan for eksempel være tillidsrepræsentanter, psykologisk rådgivning mv.
  • Vær rolig og brug et neutralt sprog. Hold øjenkontakt og tal i et roligt tempo. For nogen vil det være naturligt at sætte tempoet op, når det bliver ubehageligt. Kraftigt ladede tillægsord eller klichéer kan virke malplacerede, og ordvalget bør være neutralt uden at være ufølsomt. Særlig vigtigt er det ikke at gå i forsvarsposition, hvis varslingen udløser vrede – hvilket ikke er helt ualmindeligt – hos medarbejderen.
  • Vær åben for spørgsmål. Man kan give medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål, men lederne skal være opmærksomme på at svare indenfor de udstukne rammer. Det vil ofte være bedre, at lederne lover at undersøge og vende tilbage end at gætte sig til et svar. Ligeledes vil mange medarbejderes første reaktion være ”hvorfor mig” og at efterspørge en konkret begrundelse eller uddybning. Her er det vigtigt, at lederne holder sig til de objektive kriterier for udvælgelsen, der er fastlagt på forhånd.
  • Gennemgå partshøringsbrevet. Det kan være en god idé at gennemgå punkterne i partshøringsbrevet med medarbejderen, herunder de forskellige vilkår, muligheden for at udtale sig og fristen for at afgive høringssvar. Det kan evt. gøres som afslutning på samtalen. Det er vigtigt, at gennemgangen holdes kort og faktuel. Endvidere er det væsentligt, at lederne har for øje at holde sig til den begrundelse, som fremgår af partshøringen, så der ikke gives forskellige begrundelser til samtalen og i partshøringen.
  • Tilbyd en opfølgningssamtale. Mange medarbejdere vil have svært ved at koncentrere sig, når varslingen er givet. Det er svært at sige, hvordan samtalen udvikler sig. De fleste har glæde af en opfølgende samtale, når beskeden har bundfældet sig, hvor man taler om det praktiske.

Gå tilbage til de tre faser i en personaletilpasning her