Procesplan og drejebog for personaletilpasninger

Skab overblik og struktur med en drejebog og en procesplan, som klarlægger retningslinjer og koordinering på tværs af ledelsesgrupper.

En intern drejebog, for stabsfunktionerne, og en procesplan, der kan deles med samarbejdsudvalg og ledere, kan som styringsværktøjer hjælpe med at opretholde struktur og overblik i en tilpasningsrunde.

Procesplanen kan bl.a. være med til at understøtte den personaleledelsesmæssige håndtering af processen, og at juridiske forhold overholdes, samt understøtte, at alle relevante parter involveres og informeres rettidigt, herunder samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og medarbejdere. Endelig hjælper drejebogen med at sikre klare retningslinjer og koordinering på tværs af ledelsesniveauer samt med at bevare overblikket hele vejen igennem forløbet.  

Det anbefales at udarbejde en procesplan og en drejebog tidligt i den indledende fase, som en del af den samlede planlægning, mens personaletilpasning fortsat er påtænkt. Det kan være med til at klarlægge omfanget af processen, understøtte koordineringen og sikre en ensartet kommunikation fra chefkredsen. Procesplanen drøftes løbende med samarbejdsudvalget og kan præsenteres første gang i den indledende drøftelse af de overordnede rammer før, der træffes endelig beslutning om en personaletilpasning er nødvendig.

Hvad indeholder en procesplan?

Det er væsentligt at have for øje, hvordan en procesplan skal bruges, fx som en del af informationen til ledere og samarbejdsudvalg eller til medarbejderne. Procesplanen kan variere i sin form, idet den bruges forskelligt afhængig af de konkrete forhold på den enkelte arbejdsplads. Procesplanen kan være kort, illustrativt og indeholde en kronologisk gennemgang af de procestrin i personaletilpasningen, der er rettet mod ledere og medarbejdere med fastlagte tidspunkter for hver fase i personaletilpasningen.

 

Hvad indeholder en drejebog?

Drejebogen er et internt værktøj til de involverede stabsfunktioner og ledelsen. Drejebogen indeholder en detaljeret tidsplan med oversigt over processens aktiviteter, der angiver trinene for den samlede personaletilpasning. Indholdet af drejebogen afhænger af den enkelte arbejdsplads, men vil typiske inkludere:

  • En kronologisk gennemgang af aktiviteter med fastlagte tidspunkter for hver fase i personaletilpasningen.
  • Specifikke opgaver og beskrivelser af, hvad der skal gøres i hver fase samt de nødvendige afklaringer.
  • Fordeling af roller og ansvar for opgaver og ansvarsområder gennem processen.
  • Henvisning til relevante oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af opgaverne, for eksempel institutionsspecifikke retningslinjer, politikker, procedurer o.l.

Gå tilbage til de tre faser i en personaletilpasning her