De tre faser i en personaletilpasning

Personaletilpasninger kan overordnet inddeles i 3 faser med procedureregler og -trin, som skal iagttages.

Personaletilpasningsprocessen skal gennemføres, så arbejdspladsen rettidigt kan leve op til de forventede bevillings- og aktivitetsnedsættelser eller opgaveomlægninger mv., som efterfølgende måtte komme.

Det kan være en kompleks og omfattende proces at gennemføre en personaletilpasning. Det gælder både for medarbejdere og for ledere på de berørte arbejdspladser. Processen skal derfor forberedes, planlægges og styres, og ledelsen på arbejdspladsen skal være klædt på til at håndtere tilpasningen og den tid, der kommer efter. Der er mange aktører involveret i en personaletilpasning, og det er vigtigt, at de rette parter bliver inddraget og informeret på de rigtige tidspunkter.

Overordnet kan en personaletilpasning inddeles i tre faser med procedureregler og -trin, som skal iagttages. Herunder kan man læse mere om de enkelte trin i processen.

Flere steder vil der ved beskrivelsen af de forskellige procedurer og regler være henvisninger eller links til det relevante kapitel i PAV, hvor indholdet af reglerne bliver uddybet og nuanceret. For at få et komplet overblik og en fuld forståelse af de forskellige regler, er det derfor vigtigt, at man sideløbende orienterer sig i PAV.  Endvidere vil der forekomme krydshenvisninger mellem de forskellige faser til konkrete tekster, skabeloner eller værktøjer.

En påtænkt personaletilpasning indledes med at klarlægge de mest centrale ledelsesmæssige beslutninger om, hvordan den påtænkte personaletilpasning kan gennemføres, og hvordan arbejdspladsen skal fungere efter processen. Før ledelsen træffer beslutning om personaletilpasninger, skal en påtænkt beslutning og processen for gennemførelse drøftes med samarbejdsudvalget.

Herefter kan man begynde den ledelsesmæssige planlægning af processen og udarbejdelsen af kommunikationsindsatsen, som er et vigtigt led i tilpasningsprocessen. Det gælder blandt andet at tilvejebringe grundlaget for personaletilpasningen, herunder kriterier for afskedigelse, samt overvejelser i forhold til, om det er muligt at iværksætte afværgeforanstaltninger.

Når man udarbejder disse materialer og overvejelser, er det vigtigt med korrekt og rettidig inddragelse/orientering af ledere, samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og arbejdspladsen i sin helhed.

Ved tilpasningsprocesser er det et grundlæggende hensyn, at arbejdspladsen også efter tilpasningen bedst muligt kan varetage sine arbejdsopgaver på kvalificeret måde. Arbejdspladsen skal derfor foretage en vurdering af den samlede medarbejderstab med henblik på at beholde de bedst kvalificerede medarbejdere til at løse opgaverne.

Ændringer i arbejdspladsers forhold, for eksempel økonomi, budgetnedskæringer eller opgavebortfald, kan medføre behov for personaletilpasninger. Første skridt i en påtænkt personaletilpasning er at udforme den overordnede ramme og procesplan, som herefter drøftes på et møde i samarbejdsudvalget.

Den overordnede ramme består bl.a. af de mest centrale beslutninger for, hvordan personaletilpasningen bør gennemføres, og hvordan arbejdspladsen skal fungere efter processen.

Læs mere om den overordnede ramme og procesplan for personaletilpasninger

Før ledelsen træffer beslutning om personaletilpasninger, skal den påtænke beslutning drøftes i samarbejdsudvalget. Inden drøftelsen skal medarbejderrepræsentanterne have informationsmateriale og mulighed for at konsultere de personalegrupper, der er på arbejdspladsen, så medarbejdernes synspunkter kan indgå i grundlaget for ledelsens efterfølgende beslutning eller indstilling til en bestyrelse.

Det kan være formålstjenligt, at ledelsen kommunikerer sin påtænkte beslutning bredere ud på arbejdspladsen, før medarbejderrepræsentanter konsulterer de berørte personalegrupper.

Personaletilpasninger er en indgribende forandring. Der er derfor krav til informationens detaljeringsgrad og den tid medarbejderrepræsentanterne har til at forholde sig til de nye informationer, konsultere personalegrupperne og foretage en passende analyse forud for en drøftelse i samarbejdsudvalget.

Personaletilpasninger er omfattet af ledelsens informationspligt i samarbejdsaftalen. Manglende overholdelse af ledelsens informationspligt kan give en påtale eller idømmelse af bod.

Det er en fordel på forhånd at have drøftet de overordnede processer og udkast til en tidsplan ved en personaletilpasning i samarbejdsudvalget, så der er en plan at tage udgangspunkt i, hvis en personaletilpasning på et tidspunkt bliver nødvendig.

Rådgivning

For yderligere rådgivning kontakt det partfælles Samarbejdssekretariat. Samarbejdssekretariatet rådgiver både ledelses- og medarbejderrepræsentanter i de statslige samarbejdsudvalg om samarbejdsspørgsmål.

Læs mere på samarbejdssekretariatet.dk

Yderligere information

Se grafisk tidslinje over processerne ift. information og drøftelse her (pdf)

Læs mere om de generelle regler om medinddragelse af medarbejderne i PAV kap. 7.1. her

Læs mere om ledelsens informationspligt i PAV kap. 7.1.4. her

Læs vejledning om ledelsens informationspligt her (PDF)

Ledelsen skal som alternativ til afskedigelse begrundet i arbejdspladsens forhold, for eksempel økonomi, ændret strategisk fokus, nye opgaver, ændret kompetencebehov eller opgavebortfald, overveje, om der er alternativer til afskedigelse for eksempel besparelser på driftsomkostninger, effektiviseringer, omorganiseringer og flytning af medarbejdere, naturlig afgang, reduktion af over- og merarbejde kombineret med honorering i form af afspadsering frem for kontant betaling mv.

Derudover kan frivillig fratræden eller seniorordninger være en mulighed.

Frivillige fratrædelsesordninger kan kun anvendes i de situationer, hvor ansættelsesmyndigheden vurderer, at personalereduktioner er eller forudser, at de vil blive nødvendige, og hvor det i den forbindelse vil være hensigtsmæssigt at fremme den frivillige fratræden som et alternativ til afskedigelser.

En seniorordning kan omfatte gradvis tilbagetrækning i form af aftrapning i job/charge (retræte), aftrapning i tid (deltid), betalt frihed eller en fastholdelsesbonus. Aftalen giver adgang til, at der for den enkelte kan aftales en seniorordning, der kombinerer de forskellige elementer.

Læs mere om frivillig fratræden i PAV kap. 30 her

Læs mere om seniorordninger i PAV kap. 33 her

I forbindelse med en personaletilpasning skal ledelsen løbende vurdere, om der er mulighed for at omplacere medarbejderne til ledige stillinger andre steder på arbejdspladsen.

Det vil ikke umiddelbart være sagligt at afskedige en medarbejder i en personaletilpasning, hvis der indenfor ansættelsesmyndigheden er ledige, passende stillinger, som medarbejderen er kvalificeret til at varetage eller med en kort oplæring vil blive kvalificeret til at påtage sig. Ledelsen skal derfor vurdere, om der er mulighed for at foretage en omplacering og flytte medarbejderen til den ledige stilling, som medarbejderen er eller vil kunne blive egnet til at kunne varetage.

Vurderingen af mulighederne for omplacering skal ske under hele processen i forhold til alle ledige stillinger, og særligt når der er en viden om, hvilke medarbejdere som kan blive eller er udvalgt til afskedigelse. Hvis der opstår ledige stillinger, inden der er truffet endelig afgørelse om afskedigelse, skal ledelsen løbende vurdere, om de udvalgte medarbejdere er kvalificeret til at varetage de ledige stillinger eller inden for kort tid vil være egnet til at varetage de ledige stillinger. Det gælder både for stillinger som allerede er opslået og stillinger, som opslås undervejs i processen. Det gælder som udgangspunkt ikke for stillinger, som bliver ledige, efter der er truffet endelig beslutning om afskedigelse, og disse er meddelt de pågældende medarbejdere. Det anbefales, at ledelsen foretager en grundig vurdering og sikrer dokumentation for vurderingen af muligheden for at omplacere medarbejderne. Det gælder særligt i den situation, hvor medarbejderne selv gør opmærksom på, at de kan varetage en ledig stilling, og hvor de ikke gør det. Der er dog ikke en forpligtelse til at høre de pågældende medarbejdere om de egnet til at varetage stillingen. Men ledelsen kan overveje at opfordre medarbejderne til at holde øje eller informere medarbejdere, som er indstillet til afskedigelse om eventuelle ledige stillinger.

Generelt anbefales det at udvise tilbageholdenhed med opslag af stillinger i en tilpasningsrunde, men der kan være situationer, hvor det er af afgørende betydning for arbejdspladsen at få genbesat en stilling, som bliver ledig undervejs i processen og dermed kan være nødsaget til at opslå ledige stillinger under en tilpasningsrunde. 

Læs mere om omplacering i PAV kap. 31.6.8. her

Der kan som led i en personaletilpasning begrundet i ledelsens forhold opstå behov for at foretage ændringer i medarbejderens ansættelsesforhold. Ledelsen har som udgangspunkt ret til at tilrettelægge og omlægge en medarbejders arbejde, når der er en saglig begrundelse for den konkrete ændring. Der kan for eksempel foretages ændringer i arbejdsstedets placering, arbejdstidens placering eller beskæftigelsesgraden og i medarbejderens løn.

Ikke-væsentlige stillingsændringer kan gennemføres umiddelbart eller med et passende varsel. Væsentlige stillingsændringer kan kun gennemføres ved, at det hidtidige ansættelsesforhold varsles til ophør med medarbejderens individuelle opsigelsesvarsel, samtidig med at der tilbydes ansættelse på nye vilkår. Hvis medarbejderen ikke accepterer de nye vilkår, træffer ledelsen afgørelse om afskedigelse.

Det beror på en konkret vurdering, om en ændring af medarbejderens stilling og ansættelsesvilkår er væsentlig.

Læs mere om elementer, der indgår i vurderingen af, om en stillingsændring er væsentlig i PAV kap. 32.3 her

Læs mere om elementer, der indgår i vurderingen af, om en stillingsændring er væsentlig i PAV kap. 31.6.4 her

Ved geografisk flytning henvises endvidere til Medarbejder- og Kompetencestyrelsens vejledning om ansættelsesretlige spørgsmål ved geografisk flytning af statslige institutioner.

Læs mere om geografisk flytning her

En personaletilpasning skal planlægges og styres bedst muligt og tage højde for, at alle er klædt på til at håndtere tiden op til varslingsdagen, selve varslingen og tiden efter. Niveauet af kommunikation og omfanget af aktiviteter skal være afstemt i forhold til situationen. Personaletilpasningen kan være mere eller mindre omfattende alt efter, hvor mange den vedrører, og om den eventuelt også omfatter organisationsændringer.

Læs mere om planlægning af personaletilpasninger

En intern drejebog for stabsfunktionerne og en procesplan, der kan deles med samarbejdsudvalg og ledere, kan som styringsværktøjer hjælpe med at opretholde struktur og overblik i en personaletilpasning.

Procesplanen kan bl.a. være med til at understøtte den personaleledelsesmæssige håndtering af processen, og at juridiske forhold overholdes, samt understøtte, at alle relevante parter involveres og informeres rettidigt, herunder samarbejdsudvalg, tillidsrepræsentanter og medarbejdere. Endelig hjælper drejebogen med koordinering og med at bevare overblikket hele vejen igennem forløbet.

Læs mere om udarbejdelse af procesplan og drejebog for personaletilpasninger

Se skabelon til procesplan her (DOCX)

Se skabelon til drejebog her (DOCX)

Se eksempel på en procesplan for en fiktiv personaletilpasning her (DOCX)

Se eksempel på en drejebog for en fiktiv personaletilpasning her (DOCX)

En personaletilpasning kan omfatte omstrukturering af opgaver, tilpasning af ressourcer samt afskedigelser og kan blive oplevet af medarbejderne som en større forandring. I forandringsprocesser bidrager velovervejet ledelsesmæssig håndtering samt tydelig og ensartet kommunikation gennem hele processen til at sikre mening, legitimitet og forståelse blandt både interne og eksterne parter.

Læs mere om kommunikationsindsatsen ved personaletilpasninger

Se skabelon til en forandringsfortælling her (PPTX)

Se skabelon til kommunikationsplan her (DOCX)

Se eksempel på en kommunikationsplan for en fiktiv personaletilpasning her (DOCX)

Når ledelsen som led i en personaletilpasning skal vurdere, hvilke medarbejdere der i den givne situation påtænkes afskediget, skal der foretages en konkret og individuel vurdering af medarbejdernes kvalifikationer.

Vurderingen af medarbejderne skal sammenholdes med en vurdering af arbejdspladsens fremtidige opgaver og behov for kompetencer. Formålet er at lave en samlet vurdering af, hvem der bedst kan undværes i den givne situation.

Til brug for denne vurdering udarbejder arbejdspladsens ledelse de kriterier, der skal lægges vægt på ved vurdering af, hvilke medarbejdere der skal indstilles til afskedigelse. Disse kriterier kan drøftes i arbejdspladsens samarbejdsudvalg forinden de fastlægges.

Kvalifikationsvurderingen bør indeholde en vurdering af medarbejdernes:

  • faglige kvalifikationer
  • opgavevaretagelse
  • personlige kvalifikationer

Ovenstående er ikke en udtømmende oplistning af relevante kriterier.

Anciennitet og sociale beskyttelseshensyn skal indgå i den samlede vurdering, men skal ikke tillægges afgørende vægt frem for andre nødvendige hensyn.

Læs mere om kvalifikationsvurderingen og de saglige kriterier som grundlag for afskedigelse i PAV kap. 31.6.8. her

Se eksempler på procedure og kriterier ved afsked som følge af bevillingsmangel i PAV kap. 31.10.3. her

Ved personaletilpasninger skal ledelsen orientere tillidsrepræsentanten om forestående afskedigelser.

Orienteringen skal ske ved at oplyse navnet på den medarbejder, der påtænkes afskediget, eller på en sådan måde så det er muligt for tillidsrepræsentanten at identificere den pågældende medarbejder. Det kan for eksempel være ved at oplyse om hovedtjenestested eller arbejdsopgaver, hvis navnet i sig selv ikke er tilstrækkeligt til at identificere medarbejderen.

Ledelsen skal så hurtigt som muligt orientere tillidsrepræsentanten om, hvem der påtænkes afskediget. Dette indebærer, at orienteringen skal gives senest samtidig med eller umiddelbart efter, at medarbejderen er blevet orienteret om den påtænkte afskedigelse.

Læs mere om orienteringen i PAV kap. 6.4.1 her

Læs mere om orientering i PAV kap. 31.2.2. her

Ved personaletilpasninger, som medfører afskedigelser af større omfang, (masseafskedigelser) skal ledelsen følge en særlig procedure. Ledelsen har pligt til at forhandle med medarbejderne eller deres repræsentanter (typisk tillidsrepræsentanter eller den faglige organisation) med det formål at nå frem til en aftale om at undgå eller begrænse de påtænkte afskedigelser samt at afbøde følgerne af disse.

Der er tale om masseafskedigelser, når der inden for et tidsrum af 30-dages periode forventes at blive afskediget:

  • mindst 10 i virksomheder, som normalt beskæftiger over 20 og færre end 100 lønmodtagere
  • mindst 10 pct. af antallet af lønmodtagere i virksomheder, som normalt beskæftiger mindst 100 og under 300 lønmodtagere, eller
  • mindst 30 i virksomheder, som normalt beskæftiger mindst 300 lønmodtagere.

Dertil har ledelsen pligt til at varsle afskedigelserne over for de regionale arbejdsmarkedsråd. Det sker ved 4 meddelelser.

Læs mere om processen ved masseafskedigelser i PAV kap. 31.6.2 her

Se skabelon til orientering til det regionale arbejdsmarkedsråd om oplysninger til brug for forhandling (1. meddelelse) her

Se skabelon for orientering til det regionale arbejdsmarkedsråd om varsling af afskedigelser (2. meddelelse) her

Se skabelon for orientering til det regionale arbejdsmarkedsråd om de afskedigede medarbejdere og det endelige resultat (3./4. meddelelse) her

Se involveringen af det regionale arbejdsmarkedsråd skitseret her

I en proces med personaletilpasninger opstår der typisk en lang række spørgsmål og et behov for afklaring. Det er afgørende, at svarene er korrekte, konkrete og ensartede, især med hensyn til juridiske spørgsmål og personalepolitiske beslutninger. For at imødekomme dette behov er udarbejdelsen af en FAQ (ofte stillede spørgsmål) et vigtigt tiltag, der kan give klarhed, forebygge misforståelser og understøtte en smidig proces.

Læs mere om udarbejdelse af FAQ for personaletilpasninger

Se skabelon til FAQ her (PPTX)

Når der er truffet endelig beslutning om igangsættelse af en afskedigelsesprocessen er næste skridt at udvælge de medarbejdere, der påtænkes afskediget. Der gennemføres partshøring, og der kommunikeres om personaletilpasningen til de nærmeste kollegaer og resten af arbejdspladsen.

Processen frem mod varslingsdagen(e) og selve varslingsdagen(e) kan potentielt involvere mange aktører og skal håndteres med omhu og respekt. Ledere, HR-professionelle og tillidsrepræsentanter skal være forberedte på at håndtere både de praktiske og de følelsesmæssige aspekter af processen. En klar kommunikationslinje og en detailplan for hele varslingen hjælper til at undgå misforståelser.

Ved udvælgelsen af medarbejdere, der påtænkes afskediget, skal ledelsen være opmærksom på medarbejdere, som kan have en særlig beskyttelse ved afskedigelse. Det omfatter bl.a. tillidsrepræsentanter og andre tillidsvalgte, gravide og barslende, handicappede medarbejdere m.fl., hvor der gælder skærpede krav til udvælgelsen og til dokumentationen af denne udvælgelse, og hvor der kan være behov for særlige processkridt.

Ved afskedigelsesrunder begrundet i personaletilpasninger mv. er det et grundlæggende hensyn, at arbejdspladsen også fremover skal være i stand til at varetage sine arbejdsopgaver på kvalificeret vis. Arbejdspladsen skal derfor foretage en vurdering af den samlede medarbejderstab med henblik på at vurdere hvilke medarbejdere, som bedst kan undværes.

Ledelsen skal ved udvælgelsen søge at afskedige dem, som bedst kan undværes under de givne omstændigheder. Det er ikke nødvendigvis de medarbejdere, hvis opgaver, der falder væk, som skal afskediges, hvis andre medarbejdere ud fra en samlet vurdering bedre kan undværes.

Det er vigtigt, at udvælgelsen af, hvilke medarbejdere der skal afskediges, følger en grundig proces. Dette underbygger, at afskedigelserne er saglige. Proceduren afhænger bl.a. af arbejdspladsens størrelse samt antallet af afskedigelser. Vurderingen af medarbejderne bør af dokumentationsmæssige hensyn foretages skriftligt. Vurderingen bør ligeledes omfatte alle medarbejdere og ikke kun dem, som indstilles til afskedigelse, så den kvalitative vægtning af alle medarbejdere i forhold til kriterierne fremgår.

Læs mere om afskedsårsager og udvælgelse af medarbejdere i PAV kap. 31.6.3 her

Se eksempel på typisk proces for udvælgelsen i PAV kap. 31.10.3 her

Ledelsen skal ved udvælgelsen være opmærksom, at en række medarbejdere har en særlig beskyttelse mod at blive afskediget. Disse medarbejdere kan afskediges som led i en personaletilpasning, men der gælder skærpede krav.

Det gælder for eksempel for tillidsrepræsentanter og andre tillidsvalgte, hvor der foruden krav om tvingende årsager, gælder særlige proceskrav, forinden en afskedigelse kan iværksættes. Læs mere under fase 2 - særlig proces ved afskedigelse af tillidsrepræsentanter.

Særlovgivningen, for eksempel lige- og forskelsbehandlingsloven, indeholder særlige bevisbyrderegler, hvor det påhviler ledelsen at godtgøre, at der ikke ved udvælgelsen, hverken direkte eller indirekte, er lagt vægt på de beskyttede forhold, for eksempel graviditet eller handicap. Ledelsen bør derfor sikre sig den fornødne dokumentation.

En afskedigelse i strid med særlovene kan udløse en relativt høj godtgørelse.

Læs mere om særlig beskyttelse mod afskedigelse i PAV kap. 31.7. her

Tillidsrepræsentanter og andre tillidsvalgte kan afskediges som følge af besparelser eller lignede, men der gælder skærpede regler om beskyttelse af tillidsrepræsentanter mod afskedigelse.

Ledelsen skal påvise, at der foreligger tvingende årsager til afskedigelsen, og det er således ikke tilstrækkeligt, at tillidsrepræsentanten er den, der bedst kan undværes.

Tillidsrepræsentanten skal afskediges som den sidste blandt de kvalificerede. Tillidsrepræsentanten har - hvis den pågældendes arbejdsopgaver bortfalder - som udgangspunkt krav på at blive overflyttet til andet arbejde inden for det område, hvor den pågældende er valgt som tillidsrepræsentant. Dette gælder også, selvom det indebærer afskedigelse af en medarbejder, der er beskæftiget med arbejde af en anden art end tillidsrepræsentantens hidtidige arbejde. Det forudsætter dog, at tillidsrepræsentanten er kvalificeret til at udføre arbejdet eller kan blive det ved lettere omskoling eller kortvarende efteruddannelse.

Læs mere om tvingende årsager i PAV kap. 6.6.1.2. her

Inden ledelsen træffer endelig beslutning om afskedigelse, skal ledelsen indkalde den lokale afdeling af den organisation, som tillidsrepræsentanten er medlem af, til lokal forhandling. Hvis der ikke ved den lokale forhandling opnås enighed, kan organisationen inden for en frist af 14 dage kræve sagen forhandlet centralt. Afskedigelse af en tillidsrepræsentant kan først ske, når forhandlingsprocessen er afsluttet.

Læs mere om processen ved afskedigelse af tillidsrepræsentanter i PAV kap. 6.6.2.1. her

Læs mere om afskedigelse og forflyttelse af tillidsrepræsentanter i PAV kap. 6.6. her

Læs mere om afskedigelse og forflyttelse af tillidsrepræsentanter i PAV kap. 31.6.5 her

Læs mere om personkredsen omfattet af tillidsrepræsentantbeskyttelsen i PAV kap. 6.6.1.1. her

Se bilag til aftale om tillidsrepræsentanter i staten her (pdf)

Skabeloner ved afskedigelse af tillidsrepræsentanter og andre tillidsvalgte: 

Overenskomstansatte:
 

Se skabelon til høringsbrev om afsked her

Se skabelon til mødeindkaldelse til lokale forhandling om afsked her

Se skabelon til referat af lokal forhandling om afsked her

Se skabelon til meddelelse om afsked til den forhandlingsberettigede organisations hovedkontor her

Se skabelon til høringsbrev om forflyttelse her

Se skabelon til mødeindkaldelse til lokale forhandling om forflyttelse her

Se skabelon til referat af lokal forhandling om forflyttelse her

Se skabelon til accept af tilbud om forflyttelse her

Tjenestemænd:

Se skabelon til høringsbrev om afsked her

Se skabelon til mødeindkaldelse til lokale forhandling om afsked her

Se skabelon til referat af lokal forhandling om afsked her

Se skabelon til høringsbrev om forflyttelse her

Se skabelon til mødeindkaldelse til lokale forhandling om forflyttelse her

Se skabelon til referat af lokal forhandling om forflyttelse her

Se skabelon til accept af tilbud om forflyttelse her

Tjenestemænd kan afskediges, hvis den pågældendes stilling nedlægges eller arbejdsopgaverene bortfalder. Det er ledelsen, der – ud fra det grundlæggende hensyn at arbejdspladsen også fremover skal være i stand til at varetage opgaverne på en kvalificeret måde – vælger, hvem der bedst kan undværes. Læs mere under fase 2 – udvælgelse af medarbejdere.

En varigt ansat eller åremålsansat tjenestemand, der afskediges, fordi stillingen nedlægges, for eksempel på grund af bevillingsmangel, bevarer som udgangspunkt sin hidtidige løn i indtil 3 år (rådighedsløn). Der ydes ikke rådighedsløn til den, der får anvist en anden stilling, som den pågældende har pligt til at overtage, og i forbindelse med større, generelle omlægninger, antages der at være en meget vid forpligtelse til at tåle ændringer i arbejdsopgaver og stilling.

Opsigelsesvarslet for en tjenestemand er normalt 3 måneder.

Inden en tjenestemand afskediges, skal ledelsen indhente en pensionsretlig udtalelse fra Medarbejder- og Kompetencestyrelsen om tjenestemandens krav på pension eller rådighedsløn.

En tjenestemand, der afskediges på grund af stillingsnedlæggelse, har ret til aktuel pension efter udløbet af rådighedslønsperioden, hvis den pågældende har en ansættelsestid på 10 fulde år.

Læs mere om tjenestemænd i PAV kap. 31.3 her

Læs mere om tjenestemænd i PAV kap. 31.6.12 her

Se tjekliste i forbindelse med afskedigelse af statstjenestemænd her

Se skabelon til høringsbrev om påtænkt afskedigelse pga. institutionens forhold for tjenestemænd her

Se skabelon til afskedigelsesbrev pga. institutionens forhold for tjenestemænd her

Når det er besluttet, hvilke medarbejdere, der påtænkes afskediget, og der er truffet beslutning om de forskellige forhold og rammer for personaletilpasningen, kan der med fordel udarbejdes en detaljeret handlingsplan for selve varslingsdagen(e) med støttedokumenter til arbejdspladsens ledere.

Læs mere om planlægning af varslingen her

Før varslingssamtalerne går i gang, er det vigtigt, at alle ledere er sat ind i de juridiske rammer og har haft mulighed for at afklare eventuelle spørgsmål og usikkerheder. I den forbindelse kan der med fordel udarbejdes støttemateriale med begrundelse, vilkår, plan for varslingsdagen(e) mv.

Læs mere om forberedelse af varslingssamtalerne her

Se et eksempel på en plan for en varslingsdag her (kommer senere)

Medarbejdere orienteres normalt om påtænkt afskedigelse ved en samtale med arbejdsgiver. 

Medarbejderen skal oplyses om, at det er muligt at tage en bisidder med. I den forbindelse bør lederen tilstræbe, at mulige bisiddere, eksempelvis tillidsrepræsentanter, kan være til rådighed i tidsrummet, hvor samtalerne finder sted. Medarbejderen vælger selv, hvem og om de ønsker at medbringe en bisidder.

Læs mere om partsrepræsentation i PAV kap. 9.1.5 her

Medarbejderen skal partshøres om de faktiske omstændigheder, der begrunder den påtænkte afskedigelse, før der træffes afgørelse. I sager om afskedigelse på grund af arbejdsmangel, skal der partshøres om årsagen til arbejdsmanglen, for eksempel opgavebortfald eller besparelser, og hvori arbejdsmanglen består. I partshøringen skal der redegøres for de kriterier, der er fulgt ved udvælgelsen af, hvilke medarbejdere, der skal afskediges. Medarbejderne skal høres over de kriterier, som arbejdspladsen lægger vægt på, samt høres over at de på baggrund af disse kriterier påtænkes afskediget. Der kræves ikke en uddybning i partshøringen af myndighedens vurdering af de pågældende medarbejdere i forhold til andre medarbejdere.

Læs mere om reglerne for partshøring i PAV kap. 31.1.1.1. her

Læs mere om reglerne for partshøring i PAV kap. 9.1.7 her

Læs mere om partshøring i sager om afskedigelser grundet arbejdsgiverens forhold i PAV kap. 31.6.10 her

Se skabelon til høringsbrev om påtænkt afskedigelse for overenskomstansatte her

Se skabelon til høringsbrev om påtænkt afskedigelse for tjenestemænd her

I varslingssamtalen er formålet at overbringe beskeden om den påtænkte afskedigelse til medarbejderen. Varslingssamtalen forløber bedst, hvis lederne er godt forberedte. Det betyder, at lederne har fokus på kommunikationen, herunder den overordnede forandringsfortælling og de centrale talelinjer om årsagen til personaletilpasningen samt de objektive kriterier for udvælgelsen af den pågældende medarbejder.

Læs mere om afholdelse af varslingssamtalerne her

Efter udløbet af partshøringsfristen kan der træffes afgørelse om eventuel afskedigelse. I begrundelsen for afgørelsen skal der i fornødent omfang tages stilling til eventuelle partshøringsbemærkninger, som medarbejderen, eller dennes repræsentant, har fremført i sagen.

Læs mere om afgørelse om afsked i PAV kap. 31.1.1.8. her

Hvis den afskedigede har været ansat i mere end fem måneder på opsigelsestidspunktet, skal der samtidig gives skriftlig meddelelse til den overenskomstbærende organisation (den forhandlingsberettigede organisations lokalafdeling eller hovedkontor).

Pligten til at give meddelelse til den faglige organisation gælder uden hensyn til, om medarbejderen er medlem af denne organisation. Underretningspligten betyder alene, at der skal gives meddelelse om, at medarbejderen er afskediget.

Manglende eller for sen underretning af den forhandlingsberettigede organisation kan være bodspådragende for arbejdsgiver.

Læs mere om underretning af den faglige organisation i PAV kap. 31.2.2. her

Se skabelon til afskedigelsesbrev pga. institutionens forhold for overenskomstansatte her

Se skabelon til afskedigelsesbrev pga. institutionens forhold for tjenestemænd her

Den efterfølgende fase handler om at støtte de afskedigede medarbejdere i afskedigelsesperioden, håndtere henvendelser fra de faglige organisationer og øvrige interessenter samt holde fokus på trivsel og opgaveløsning hos de tilbageværende medarbejdere.

I denne fase er der behov for nærværende ledelse. De medarbejdere, der påtænkes afskediget, kan tilbydes hjælpe til at forstå, hvad der er sket, og hvordan det stiller dem, mens de tilbageværende medarbejdere skal støttes i at bevare deres motivation og trivsel på arbejdspladsen. Det inkluderer også genopbygningen af arbejdsmiljøet.  

Når tilpasningsprocessen er gennemført anbefales det, at hele processen evalueres. Evalueringen skal identificere det, der fungerede i processen og områder til forbedring. Evaluering kan danne grundlag for justeringer af fremtidige strategier og processer.

En afskedigelse rammer både en medarbejders identitet og økonomiske stabilitet. En varsling om påtænkt afskedigelse føles derfor ofte svær og måske også uretfærdig. Det kan afføde en række følelsesmæssige reaktioner.

Læs mere om reaktioner fra de påtænkt afskedigede medarbejdere her

At afskedige medarbejdere er for mange ledere noget af det mest vanskelige, man kan stå overfor, uanset årsagen til afskedigelsen. Afskedigelser kan rejse mange ubesvarede spørgsmål og tvivl hos ledere, og det er normalt for lederne selv at gennemleve en række følelser i forbindelse med en personaletilpasning.

Læs mere om lederens egne reaktioner her

Udgangspunktet er, at en medarbejder, der er afskediget, skal arbejde frem til fratrædelsestidspunktet. Ledelsen kan dog efter en konkret vurdering helt eller delvist fritage medarbejderen fra arbejdet i opsigelsesperioden.

Læs mere om fritagelse fra arbejde med og uden rådighedspligt i PAV kap. 31.2.5. her

Hvis ledelsen fritstiller medarbejderen, er den pågældende frigjort fra sin arbejdsforpligtelse og kan uden videre tage nyt arbejde.

Fritstilles en medarbejder, kan ledelsen, medmindre andet er aftalt, modregne medarbejderens indtægt fra et eventuelt nyt arbejde i den løn, som ledelsen skal udbetale i fritstillingsperioden. Ledelsen skal være opmærksom på reglerne om minimalerstatning.

Læs mere om fritstilling, modregning og minimalerstatning i PAV kap. 31.2.6. her

Ledelsen skal forholde sig til, om medarbejderen skal holde ferie i opsigelsesperioden. Ferielovens regler om varsling og placering af ferie skal iagttages ved afskedigelse. Er medarbejderen blevet fritstillet i opsigelsesperioden, anses medarbejderen automatisk for at have holdt al sin ferie, såfremt varslet og ferien kan rummes inden for fritstillingsperioden. Det er således ikke en forudsætning for at anse ferien for afholdt, at ferien konkret er blevet varslet over for medarbejderen.
Hovedferie såvel som øvrig ferie anses for holdt, hvis fritstillingsperioden udgør mindst 3 måneder + 15 arbejdsdage. Øvrig ferie anses for holdt, hvis fritstillingsperioden udgør mindst 1 måned + et antal arbejdsdage svarende til antallet af tilgodehavende feriedage.

For så vidt angår afholdelse af overført ferie ved fratræden, kan en afskediget medarbejder ikke pålægges at holde overført ferie i opsigelsesperioden. På det statslige område suppleres ferieloven af ferieaftalen og ferievejledningen.

Læs mere om ferie i PAV kap. 31.1.2. her

Læs mere om fritstilling og ferie i PAV kap. 31.2.7 her

Se skabelon til afskedigelsesbrev pga. institutionens forhold for overenskomstansatte her

Se skabelon til afskedigelsesbrev pga. institutionens forhold for tjenestemænd her

Når der er truffet afgørelse om afsked, kan den forhandlingsberettigede faglige organisation anmode om, at afskedigelsens saglighed forhandles.

Opstår der en sag om en påstået urimelig afskedigelse, skal den behandles hurtigst muligt.

Når en medarbejder på opsigelsestidspunktet har været uafbrudt beskæftiget hos arbejdsgiveren i mere end 5 måneder, kan organisationen inden for en frist af 14 dage (for månedslønnede en måned) efter afskedigelsen kræve lokal forhandling, hvis den ikke anser afskedigelsen for rimeligt begrundet. Forhandlingen skal afholdes senest 14 dage efter anmodningens fremsættelse.

Forhandlingen kan resultere i, at der opnås enighed om, at afskedigelsen er berettiget eller uberettiget. Hvis afskedigelsen er uberettiget, kan der indgås forlig om betaling af et beløb til den afskedigede.

Hvis der ikke opnås enighed ved den lokale forhandling, kan organisationen senest 14 dage (for månedslønnede en måned) efter den lokale forhandling kræve sagen centralt forhandlet mellem overenskomstens/organisationsaftalens parter. Forhandlingen skal afholdes senest 1 måned efter anmodningens fremsættelse.

Opnås der ikke enighed ved den centrale forhandling, kan organisationen kræve sagen behandlet ved en voldgift. Kravet om behandling ved voldgift skal fremsættes inden for en frist på 8 uger fra den centrale forhandling.

Læs mere om proceduren for en forhandling af afskedigelse i PAV kap. 31.2.2. her

Læs også mere om særlig procedure i forbindelse med afskedigelse af tillidsrepræsentant i fase 2 - særlig proces ved afskedigelse af tillidsbeskyttede medarbejdere.

I nogle institutioner vil den afskedigede have mulighed for at klage over afgørelsen om afskedigelse til rekursmyndigheden, typisk det pågældende ministeriums departement. Hvis medarbejderen benytter sig af klageadgangen, bør ledelsen og den faglige organisation overveje at indgå en aftale om at suspendere forhandlingsfristerne for lokal forhandling.

Læs mere om rekurs i PAV kap. 31.2.2 her

Efter en personaletilpasning kan der følge tilpasning af strategi, mål og opgaver. Det skal medarbejderne genfinde sig selv og deres motivation i. Hvis lederen hjælper de tilbageværende medarbejdere med at finde mening og retning, er enheden bedre rustet til at kigge fremad.

Læs mere om at komme godt videre i enheden efter varslingen her