Inspiration til et godt onboarding-forløb

På denne side kan du læse om, hvad en god onboarding kan bidrage til, og få gode råd til opbygningen af jeres onboarding-forløb. Du kan også finde inspiration til konkrete aktiviteter i henholdsvis preboarding-, onboarding- og tilknytningsfasen.

Onboarding hjælper nye medarbejdere til at blive en del af arbejdspladsen, få værktøjer til at kunne påbegynde arbejdsopgaverne og få skabt sociale relationer i arbejdsfællesskabet. En velstruktureret onboarding bidrager til, at nye kollegaer ikke alene forstår deres arbejdsopgaver, men også oplever at være omfattet af arbejdspladsens kultur og værdier. Den vil typisk indeholde aktiviteter, som bidrager til medarbejderens udvikling på tre områder:

  • Forståelse for arbejdspladsen som helhed: Medarbejderen opnår viden om arbejdspladsens struktur, strategier og mål, samt dens kultur og værdier. Dette indebærer både en forståelse for den lokale arbejdsplads og for det at arbejde i staten. En sådan viden skaber forståelse for, hvordan medarbejderens arbejde indgår i en større sammenhæng og bidrager til arbejdspladsens samlede mission.
  • Faglig udvikling: Medarbejderen får kompetencer til at varetage sine arbejdsopgaver med faglig sikkerhed. Dette indebærer ofte et element af uddannelse eller træning i starten af ansættelsen, suppleret af at medarbejderen også hurtigt får lov til at prøve kræfter med sine opgaver på egen hånd.
  • Social tilknytning: Medarbejderen indgår i interaktioner med andre, der hjælper til at opbygge netværk og forstå arbejdspladsens dynamik. En god social integration bidrager til en oplevelse af at høre til og motiverer til en længerevarende tilknytning.

Opbygning af onboarding-forløbet

Grib medarbejdernes engagement

Når I gennemfører et onboarding-forløb, er det vigtigt at vise engagement, gøre forløbet personligt og hjælpe medarbejderen til hurtigt at komme i gang med sine opgaver.

De fleste nyansatte starter med høj motivation og vil gerne vise, hvad de kan. Det er derfor oftest tilstrækkeligt at gribe den energi, de nyansatte bringer ind på arbejdspladsen. Her er det både vigtigt, at I viser engagement og stiller ressourcer til rådighed – og at I tidligt uddelegerer opgaver og tydeliggør, hvordan medarbejderen kan bidrage til den fælles opgaveløsning. Nye medarbejdere har ofte nye perspektiver på, hvordan man kan gøre tingene, så I kan ofte få meget ud af at lytte til deres input.

Det vil oftest være hensigtsmæssigt at have et onboarding-forløb, der er spredt ud over flere måneder, som indeholder en vekselvirkning mellem nye informationer, opfølgende dialoger og opgaveløsning.

Brug både standardiserede og individuelle elementer

Et godt onboarding-forløb vil typisk indeholde en kombination af standardiserede og individuelle elementer. For at udnytte ressourcerne bedst muligt og understøtte at alle nye medarbejdere bliver integreret, er det en god idé at have faste arbejdsgange for de elementer, der er fælles for alle nyansatte. Det kan f.eks. være opsætning af udstyr, IT-adgange og opsætning af kontorplads, samt introduktioner og kurser, som alle nye skal igennem. Det vil ofte være HR- eller stabsfunktioner, der står for denne del.

For at medarbejderen føler sig set, bliver tilpas udfordret og kan relatere de fælles informationer til netop deres opgaver, er det vigtigt, at forløbet tilpasses den enkelte og har flere individuelle elementer. F.eks. er det vigtigt at tage højde for medarbejderens erfaring – både på arbejdsmarkedet generelt og i statsligt regi. Denne del af onboardingen vil primært være nærmeste leders ansvar, men opgaven kan lettes ved at have forberedt generelle skabeloner og planer, som lederen kan tage udgangspunkt i.

I det følgende kan I finde forslag til aktiviteter inden for tre faser af onboardingen: Preboarding, onboarding og tilknytning.

Preboarding, onboarding og tilknytning

God onboarding kræver en struktureret tilgang, hvor både leder og HR følger medarbejderen fra første dag og langt ind i ansættelsesperioden. Ved at investere i disse tre faser – preboarding, onboarding og tilknytning – skaber I ikke blot en god start for jeres nye medarbejdere, men også en stærkere og mere engageret arbejdsstyrke.

Regler og retningslinjer for ansatte i staten

Som ansat i staten er der flere regler og retningslinjer, man skal kende og følge. Nye medarbejdere kan komme med mange forskellige baggrunde og fagligheder og kender ikke nødvendigvis disse regler og retningslinjer på forhånd, så det er vigtigt, at I tager ansvar for at formidle dem.

Som en del af onboardingen anbefaler Medarbejder- og Kompetencestyrelsen at bruge den digitale basispakke ”Introduktionsforløb for nyansatte i staten”, som ligger i Campus. Den giver medarbejderen indsigt i et udsnit af de centrale regler og principper, der er gældende på tværs af staten. Pakken består af fem forløb:

  • God adfærd i det offentlige: Introduktion til de grundlæggende rettigheder og pligter for offentligt ansatte, blandt andet ytringsfrihed, tavshedspligt og instruktionsbeføjelse.
  • Kodex VII – Syv pligter og elleve cases: Gennemgang af de syv centrale pligter for embedsmænd med cases, der træner pligternes anvendelse.
  • Informationssikkerhed for medarbejdere: Gennemgang af en af række forhold, der er relevante for at opretholde høj informationssikkerhed på arbejdspladsen.
  • Introduktion til databeskyttelse: Introduktion til databeskyttelsesloven, herunder regler og roller vedrørende behandling af persondata.
  • Pas på hinanden – undgå seksuel chikane: Oplæg til debat og refleksion omkring egne grænser og professional adfærd på arbejdspladsen.

Find den digitale basispakke her

For at styrke læringsudbyttet er det en god idé at rammesætte det digitale læringsforløb. Nærmeste leder kan f.eks. introducere forløbet og forklare, hvorfor det er vigtigt at sætte sig ind i koblet med opgaveløsningen. Efter forløbet er gennemført, kan lederen og medarbejderen tage en dialog om, hvad principperne betyder for netop denne medarbejders opgaver.