Enheden efter varslingen

Forbered tiden efter personaletilpasningen. Hvis lederen hjælper de tilbageværende medarbejdere med at finde mening og retning, er enheden bedre rustet til at kigge fremad.

Timerne efter varslingssamtalerne vigtige. Og selv om hensynet til de påtænkt afskedigede er essentielt, er det ikke det eneste hensyn. Det vil typisk være begrænset, hvor meget information, det har været muligt at dele med medarbejderne, og processen kan derfor opleves som en black box.

En personaletilpasning får de fleste til at bekymre sig – både ift. egen situation og kollegaers. Når kollegaer påtænkes afskediget, påvirker det også resten af teamet. Arbejdsglæden kan være påvirket i en tid, hvilket kan påvirke opgaveløsningen. Og der vil uvægerligt være mange spørgsmål. Hvis lederen hjælper de tilbageværende medarbejdere med at finde mening og retning, er enheden bedre rustet til at kigge fremad.

Reaktioner i enheden

Mennesker reagerer forskelligt på personaletilpasninger, og de tilbageværende medarbejdere vil have mange forskellige følelser, tanker og reaktioner, og de vil ændre sig over tid. Usikkerhed, vrede, lettelse og dårlig samvittighed er alle typiske reaktioner hos de tilbageværende medarbejdere. Det er helt naturligt, at de tilbageværende bliver berørt af en sådan omvæltning. De oplever måske en følelse af, at tæppet også er trukket væk under dem, og at de fx ikke helt kan genfinde motivationen eller overskue deres opgaver på samme måde som før. Det kan være vigtigt, at de mange følelser får plads, for at medarbejderne kan komme godt videre.

I tiden efter varslingssamtalerne kan lederne derfor med fordel følge situationen og stemningen i enheden tæt for at vurdere, hvilke oplevelser og følelser der er på spil og om der er frustrationer, som griber om sig.

Hvis lederne hurtigt informerer resten af enheden, kan det være med til at skabe ro blandt medarbejderne, særligt hvis det er muligt at kommunikere en plan og vise, at lederne står bag beslutningen og derudover også er tilgængelige. Det er svært at genvinde tillid og troværdighed tabt under processen.

At komme godt videre

I en personaletilpasningsproces har de fleste ledere fuld fokus på planlægningen af varslingsdagen. Særligt fratrædelsessamtalerne fylder ofte meget, hvilket kan give mindre tid til at tænke på tiden efter.

Efter en personaletilpasning kan der følge tilpasning af strategi, mål og opgaver. Det skal medarbejderne genfinde sig selv og deres motivation i. I de enkelte enheder kan der også være brug for ekstra ledelsesmæssig fokus og nær ledelse ift. på både de enkeltes og teamets opgaveløsning og trivsel, herunder deres bearbejdning af det, der er sket og kommer til at ske.

Ved at italesætte de følelser, der kan opstå og opfordre til, at medarbejderne bruger tid på at tale sammen, anerkendes medarbejdernes følelser og behov også ift. at bearbejde processen. Det hjælper også til, at ingen brænder inde med spekulationer eller er alene om komme godt videre.

Fordeling af opgaver efter en personaletilpasning

Når det er offentliggjort, hvem der påtænkes afskediget, vil personalelederen for en tid være leder for en delt medarbejdergruppe – de tilbageværende og de påtænkt afskedigede.

De tilbageværende medarbejdere vil sandsynligvis have spørgsmål til opgaver, prioritering og fordeling. Ledelsen og personaleledere kan derfor med fordel adressere konsekvenserne for opgavevaretagelsen, eventuelle ændringer i struktur eller arbejdsgange samt de påtænkt afskedigedes roller ift. opgaver, møder, eventuelle projekter mv.

Det kan i denne sammenhæng være helt legitimt at signalere, at planlægning af overlevering af opgaver og justering i porteføljer er en del af den større planlægningsproces. Og at det derfor vil blive behandlet løbende i arbejdspladsens normale fora. Det er dog vigtigt at huske, at de afskedigede medarbejdere potentielt kan finde et nyt job hurtigt, og at en overdragelse lagt tidligt i fratrædelsesperioden kan være en fordel.

Gode råd til ledelse efter personaletilpasningen

  • Lokal tilpasningsproces: Ledelsesmæssigt kan tiden efter selve personaletilpasningen også betragtes som en forandringssituation. Det vil sige, at hyppig kommunikation er centralt for at komme videre og en måde at give medarbejderne tryghed på.  Brug samarbejdet med samarbejdsudvalget til at arbejde med, hvordan tiden efter personaletilpasningen kan håndteres bedst.
  • Nærværende personaleledelse og tilstedeværelse: Der vil i mange tilfælde være brug for en leder, der er særligt opmærksom og til stede i interaktionen med medarbejdere i perioden efter varslingsdagen. Opfølgende 1:1-samtaler med alle medarbejdere omkring trivsel, opgaver og prioriteringer kan være med at skabe tryghed hos den enkelte. Mange medarbejdere vil have et behov for at blive anerkendt for deres performance eller bekræftet i, at de løser deres opgaver godt.
  • Lyt og hold alle kommunikationskanaler åbne: I disse situationer er det næsten umuligt at overkommunikere. Medarbejdere efterspørger typisk information om fremtiden, prioritering af opgaverne og de påtænkt afskedigede medarbejderes omstændigheder. Her hjælper en åben og direkte tilgang, hvor man holder sig til de faktuelle omstændigheder og kommunikerer om det på møder, uformelt, pr. e-mail. Der kan også laves aftaler med de medarbejdere, der påtænkes afskediget om, hvad der kan/skal kommunikeres til hvem.
  • Udstik retning og prioriteringer: Det er vigtigt at have øje for at hjælpe medarbejderne med eventuelle spekulationer og at afmontere eventuel rygtedannelse. Det kan bl.a. gøres ved adressere den fremtidige opgavefordeling og -prioriteringer. Et mindre enhedsseminar med fokus på prioriteringer, mål for enheden, resultatplaner og strategi kan hjælpe med dette.
  • Vær opmærksom på reaktioner og trivsel: Lederne kan være ekstra opmærksom på, hvordan deres medarbejdere reagerer på den nye situation og trives i hverdagen. Lederens og evt. også medarbejdernes fysiske tilstedeværelse kan med fordel prioriteres for en periode. Hav fokus på, om de tilbageværende medarbejdere skal støttes i at genoprette deres motivation og trivsel på arbejdspladsen. Lederne kan eventuelt gå forrest ved at anerkende, at det er en svær situation for alle. Det kan hjælpe medarbejderne med bedre at fokusere på at løse deres opgaver, hvis lederne/ledelsen kommunikerer, at det er forståeligt, at medarbejderne synes, at det er en svær situation at være i.
  • Planlæg overleveringen: Det vil de fleste steder være vigtigt at få koordineret overlevering af de afskedigede medarbejderes opgaver tidligt efter afskedigelserne er trådt i kraft. Afskedigede medarbejdere kan have det svært den første tid, så der vil potentielt skulle afsættes ledelsestid hertil. Det kan være relevant allerede tidligt i processen at have en plan for, hvem der skal overtage hvilke opgaver. Lederne kan forvente at skulle afsætte tid til at dække ekstra ind, når overleveringen finder sted ved, fx at deltage i møder eller overtage hasteopgaver fra den afskedigede medarbejder.
  • Sig godt farvel til de afskedigede: Når der er truffet afgørelse om, at der skal afskediges medarbejdere, er det vigtigt at planlægge, at der bliver sagt ordentligt farvel og takket for indsatsen. Første skridt er at undersøge, hvad de afskedigede medarbejdere selv ønsker. Nogle steder kan det give mening at holde en samlet reception for de afskedigede medarbejdere. Andre steder vil det være mere naturligt, at medarbejderne selv tager initiativ til et afskedsarrangement.
  • Tilbyd hjælp til de tilbageværende: De tilbageværende medarbejdere vil for manges vedkommende også være berørte af forløbet. Måske har de været nervøse for, at de ville blive afskediget. Her kan lederne hjælpe med at de kommer videre i processen ved at kommunikere, hvorfor afskedigelserne var nødvendige, de anvendte kriterier, og hvad der bliver gjort for at hjælpe de afskedigede godt videre.

Gå tilbage til de tre faser i en personaletilpasning her