Reboarding

På statslige arbejdspladser er der løbende medarbejdere, som er fraværende over en længere periode grundet forskellige typer af orlov eller udlån. 

Når en medarbejder kommer tilbage, kan der være sket forandringer af strategisk og organisatorisk karakter i organisationen. Det kan være, at der er sket en udvikling i arbejdsopgaverne, eller der er sket udskiftning af medarbejdere eller ledere. Det kan også være, at der er lanceret en ny strategi, sket nye prioriteringer eller implementeret nye digitale værktøjer, som skal introduceres. 

Det er derfor en god idé at tilbyde medarbejderen et mindre reboarding-forløb, så medarbejderen får en god opstart og føler sig velkommen tilbage. Et veltilrettelagt forløb før, under og efter fraværet er med til at styrke tilknytningen af medarbejderen og understøtte medarbejderens engagement, produktivitet og trivsel. 

Før fraværet

Når en medarbejder skal på orlov eller på anden måde være fraværende i en længere periode, er det vigtigt, at nærmeste leder går i dialog med medarbejderen i god tid inden fraværet. Det kan blandt andet være relevant at tale om:

• Medarbejderens forventninger til fraværsperioden og den efterfølgende tilbagevenden
• Medarbejderens ønsker til kontakt med arbejdspladsen under fraværet
• Om medarbejderen ønsker at deltage i sociale og faglige arrangementer under fraværet

Det er også vigtigt for leder og medarbejder at håndtere, at opgaver og praktiske forhold er afklaret. Det kan blandt andet være at:

• Give HR besked om medarbejderens fravær
• Sørge for overlevering af opgaver
• Notere relevant information til brug efter fraværet
• Afklare opbevaring af personlige ejendele på arbejdspladsen
• Afklare opbevaring eller aflevering af PC og telefon.

Under fraværet

Under fraværet har lederen og medarbejderen løbende kontakt i det omfang, de har aftalt inden og aftaler undervejs. Dialogen er særlig vigtig, hvis der sker væsentlige ændringer på arbejdspladsen, fx lederskifte eller organisationsændringer. Medarbejderen kan efter eget ønske deltage i sociale og faglige arrangementer.

Forberedelse af tilbagevenden

Inden medarbejderen vender tilbage fra orlov eller udlån, kan lederen med fordel overveje:

• Hvilke opgaver medarbejderen skal starte med, og hvordan opgaveporteføljen skal se ud i opstartsfasen.
• Hvilken viden om organisationen, kontoret eller fagområdet medarbejderen har behov for.
• Om der er sket væsentlige ændringer, fx ledelsesskifte, ny strategisk retning, organisatoriske ændringer eller nye vejledninger, principper og procedurer.
• Et kort tjek-ind nogle uger før opstart, så medarbejderen er forberedt på, hvad der venter.
• At udpege en buddy, som kan bidrage til medarbejderens reboarding.

En buddy kan forberede en god tilbagevenden ved at:

• Klargøre kontorpladsen og bestille nødvendigt udstyr
• Bestille PC og telefon i god tid før opstart
• Håndtere udlevering af medarbejderens opbevarede ejendele
• Indkalde til velkomstmøde i afdelingen.

Efter fraværet

Når medarbejderen vender tilbage, er det vigtigt at fokusere på, hvad der er sket i perioden, hvor medarbejderen har været på orlov eller udlån, og hvad status er ved opstarten. Herunder at give medarbejderen en status på kontorets arbejde og kerneopgaver.

Nærmeste leder kan med fordel tage initiativ til:

• Tjek-ind og afstemning af rammer for arbejdet
• Indflyvning til arbejdsopgaver og status på det faglige område
• Overlevering af opgaver
• Regelmæssige statusmøder den første tid
• Indkaldelse til kontormøder og andre relevante møder
• 1:1-samtaler
• Dialog om opgavepræferencer, kompetencer og kompetenceudvikling.

Buddyen kan med fordel:

• Udlevere relevante dokumenter og materialer
• Koordinere kollegiale og faglige møder samt overlevering
• Arrangere kaffemøder med kolleger.

Behovet for støtte og indflyvning afhænger af fraværets længde og årsag, fx barsel, længerevarende fri eller udlån. Ved barselsorlov kan leder og medarbejder med fordel tage en opfølgende samtale efter nogle uger om hverdagen og balancen mellem familie- og arbejdsliv, med afsæt i medarbejderens individuelle situation.