Ledelse af implementering og brug af kunstig intelligens

For at udnytte potentialerne ved kunstig intelligens er det vigtigt, at ledelsen forholder sig strategisk til arbejdspladsens brug af teknologien. Ledelsen kan med fordel overveje følgende:

• Hvilken teknologi baseret på kunstig intelligens er tilgængeligt på jeres område i dag? Og hvilke teknologier er på vej?
•  Hvilke anvendelsesmuligheder er der i jeres organisation? Hvordan kan kunstig intelligens hjælpe jer til at løse jeres kerneopgaver og opnå jeres vision, mission og strategiske mål – på kort og på lang sigt?
• Hvilke risici er der ved at anvende kunstig intelligens, og hvordan lever I op til regler, retningslinjer og etiske hensyn på området?
• Hvilke konkrete værktøjer vil I bruge? Vil I udvikle eller købe adgang til løsninger?
• Hvordan vil I implementere eventuelle beslutninger om at anvende kunstig intelligens? Hvordan skal arbejdet organiseres, hvilke ressourcer vil I afsætte til det og hvilke kompetencer har I behov for?

Find inspiration til brug af kunstig intelligens hos offentlige myndigheder i Digitaliseringsstyrelsens inspirationskatalog.

Læs mere om kompetenceudvikling i kunstig intelligens her.

Det er vigtigt at indgå i dialog med medarbejderne om rammerne for brugen af kunstig intelligens, uanset om arbejdspladsen arbejder aktivt på at implementere teknologien. Generativ kunstig intelligens, såsom ChatGPT, er frit tilgængelig og kan hurtigt blive en del af arbejdspladsens virkelighed.

Ledere spiller en central rolle i at initiere dialogen og kommunikere klart om de retningslinjer, der skal understøtte, at kunstig intelligens anvendes ansvarligt og i overensstemmelse med fx datasikkerhed og god forvaltningsskik. Det anbefales, at hver enkelt arbejdsplads udformer retningslinjer for brugen af kunstig intelligens med udgangspunkt i arbejdspladsens opgaver og arbejdsgange.

Læs mere om retningslinjer for brugen af generativ AI-værktøjer i Digitaliseringsstyrelsens guide til offentlige myndigheder om ansvarlig anvendelse af generativ kunstig intelligens.

Få inspiration til retningslinjer i Finansministeriets koncerns principper (PDF).

Det er vigtigt, at ledelsen fremmer en åben dialog, hvor medarbejdere opfordres til at stille spørgsmål og komme med input, for at skabe større engagement og forståelse. Her er det en god idé at tilpasse kommunikationen til forskellige målgrupper i organisationen for at understøtte, at retningslinjerne er forståelige og relevante for alle medarbejdere, uanset deres tekniske viden og funktion.

Desuden er det væsentligt, at kommunikationen om kunstig intelligens og dens anvendelse foregår løbende. Ved at dele ny viden og erfaringer regelmæssigt kan ledelsen bidrage til, at alle medarbejdere er informeret og trygge ved anvendelsen af teknologien, selv når der sker ændringer eller udvikling på området.

Hvis ledelsen beslutter at implementere kunstig intelligens på tværs af hele eller større dele af arbejdspladsen, kan det medføre nye arbejdsgange og roller, ligesom det kræver en ændring i medarbejdernes adfærd. For at lykkes med forandringen er det vigtigt at skabe de rette organisatoriske rammer, så organisationen er klar til systematisk at gribe de nye muligheder, ligesom forandringsledelse et centralt element.

At skabe de rette organisatoriske rammer indebærer en tydelig rolle- og ansvarsfordeling samt en struktureret tilgang til arbejdet med kunstig intelligens. Det kan f.eks. ske ved at tydeliggøre roller og ansvar i den eksisterende organisering eller ved at oprette en arbejdsgruppe, en taskforce eller en ny enhed, der kan kvalificere eller drive arbejdet samt evaluere og følge op på erfaringer.

Forandringsledelse foregår både før, under og efter implementeringen af kunstig intelligens inden for et givent arbejdsområde. Det er blandt andet vigtigt at skabe forståelse og motivation hos medarbejderne med tydelig retning på, hvorfor det er vigtigt at arbejde med kunstig intelligens, hvordan arbejdspladsen konkret vil implementere det, og hvad det betyder for den enkelte medarbejder. Det er både en opgave for ledelsen, de enkelte ledere og de arbejdsgrupper eller enheder, der står for implementeringen af kunstig intelligens på tværs af arbejdspladsen.

Derudover er det ofte en god idé at tilbyde træning og mulighed for at afprøve nye værktøjer i mindre skala, med løbende evaluering og tilpasning af arbejdsgange. Hvis kunstig intelligens integreres i arbejdsprocesserne, er ledelsen ansvarlig for, at medarbejderne får den nødvendige oplæring og instruktion.

Læs mere om forandringsledelse her.

Læs mere om kompetenceudvikling i kunstig intelligens her.

Ledelse af kunstig intelligens indebærer komplekse dilemmaer og kræver en afvejning af forskellige hensyn. Herunder beskrives nogle af de dilemmaer, som brugen af kunstig intelligens kan medføre, samt nogle af de ledelsesgreb, der kan være hjælpsomme:

• Dilemma 1: Lederen skal sætte retning for brugen af kunstig intelligens, selvom det kan være svært at vide præcist, hvad teknologien kan og må bruges til.

• Ledelsesgreb: Lederen kan tydeliggøre det overordnede formål med at implementere kunstig intelligens i forhold til arbejdspladsens kerneopgaver. Herefter kan lederen sammen med medarbejderne udforske, hvordan kunstig intelligens bedst kan tages i brug. Når der begynder at være eksempler på gode brugsscenarier, kan lederen aktivt dele disse for at udbrede viden og inspiration.

• Dilemma 2: Lederen skal give de teknologibegejstrede medarbejdere plads til at udforske mulighederne ved kunstig intelligens, samtidig med at de skal motivere de mere skeptiske medarbejdere.

• Ledelsesgreb: Lederen kan møde medarbejderne ved både at lytte til, hvad der motiverer og skræmmer dem – og løbende indsamle læring om, hvad der virker og ikke virker på den gældende arbejdsplads. Det vil være forskelligt, hvad den enkelte har brug for at komme i gang. Kompetenceudvikling er vigtigt for at få alle medarbejdere med, men overvej om der er forskel på, hvad der er brug for. Sidemandsoplæring og mentorordninger kan være gode greb.

• Dilemma 3: Lederen skal både kunne formidle muligheder og begrænsninger ved kunstig intelligens - f.eks. når det kommer til, hvor store kvalitetsforbedringer og tidsbesparelser, det kan skabe.

• Ledelsesgreb: Lederen kan sætte realistiske forventninger og få opbakning til den valgte retning fra topledelsen ved at kommunikere løbende om, hvordan der arbejdes med kunstig intelligens. Samtidig kan lederen bidrage til fremdrift i sin egen enhed ved at opfordre til udforskning og afsætte dedikeret tid til at arbejde med kunstig intelligens.

• Dilemma 4: Lederen skal både opnå gevinster ved at bruge kunstig intelligens og minimere risici, så det stadig bliver brugt i overensstemmelse med gældende lovgivning, etiske standarder og sikkerhedsprocedurer.

• Ledelsesgreb: Det er vigtigt, at lederen også selv afprøver brugsscenarier for kunstig intelligens. På den måde opnås en større forståelse af muligheder og risici og er bedre klædt på til samtaler med medarbejderne.

Dilemmaerne og ledelsesgrebene er inspireret af e-bogen ’Kunstig intelligens - mellem hallucinationer og hverdagspraksis’. E-bogen er udarbejdet i regi af Fremfærd, et samarbejde mellem arbejdsmarkedets parter på det kommunale område.

Læs mere om ledelsesdilemmaerne og -grebene i e-bogen her.

Modstand og bekymringer kan ofte opstå i forbindelse med forandringer som implementering af kunstig intelligens. Nogle medarbejdere vil måske være begejstrede for at tage ny teknologi til sig, mens andre kan udtrykke kritik eller bekymring. For nogle kan overgangen til kunstig intelligens betyde, at de oplever at give afkald på en faglighed, de har oparbejdet, mens andre ser det som en mulighed for at udvide deres kompetencer og udvikle deres eksisterende faglighed.

For at håndtere forskellige reaktioner og skabe større tryghed omkring teknologien, kan ledelsen overveje følgende tiltag:

• Fremhæv værdiskabelsen: Giv eksempler på, hvordan kunstig intelligens kan bruges til at hæve kvaliteten, spare tid eller øge arbejdsglæden inden for de enkelte afdelinger eller fagområders kerneopgaver. Præsenter succeser og erfaringer fra brugen af kunstig intelligens for at opbygge tillid og motivation.

• Involver medarbejderne: Skab et miljø, hvor medarbejdere opfordres til at udforske muligheder og dele indsigter. Inviter medarbejderne til at dele deres tanker og bekymringer om kunstig intelligens, og giv dem mulighed for at deltage i udvikling og afprøvning.

• Tilbyd kompetenceudvikling: Sørg for, at medarbejderne får den nødvendige oplæring og efteruddannelse.

Generativ kunstig intelligens kan bruges til at løse mange forskellige opgaver.  Som leder er det en god idé selv at prøve teknologien af og få en bedre forståelse for, hvordan den fungerer. Generativ kunstig intelligens kan fx bruges til strategisk sparring, udkast til præsentationer, udarbejdelse af sagsfremstillinger og søgning efter informationer i lange dokumenter.

Ved anvendelse af kunstig intelligens skal ledere også selv være opmærksomme på at følge arbejdspladsens retningslinjer på området for blandt andet at beskytte persondata og fortrolig information samt at undgå misinformation.

Få mere inspiration til brug af kunstig intelligens og se vores videnscafé om AI i praksis for ledere her.