Udvælgelse og ansættelse
På siden her kan du få inspiration til at udvælge en kandidat og afrunde rekrutteringsprocessen.
Når I har afsluttet ansættelsessamtalerne, er næste skridt at indhente referencer og udvælge den eller de kandidater, som I vil tilbyde jobbet. Herefter følger en proces med at sende ansættelsestilbud og give afslag til de øvrige kandidater.
En beslutning om ansættelse er en afgørelse i forvaltningslovens forstand, og der gælder derfor en række regler og principper i forbindelse med udvælgelse af ansøgere og beslutning om ansættelse.
Indhent referencer
Referencer anvendes typisk i den sidste del af rekrutteringsprocessen, når samtalerne er gennemført, men nogle indhenter også referencer tidligere i processen. Referencer kan bidrage til at be-eller afkræfte det indtryk, I har dannet jer af kandidaten og til at afdække konkrete opmærksomhedspunkter. Husk, at ansøgeren skal give samtykke til indhentning af en reference.
Husk, at det kan være nødvendigt at få specifikt samtykke til at indhente oplysninger om sygefravær eller lignende oplysninger.
I kan vælge at indhente referencer mundtligt eller skriftligt. En fordel ved at indhente referencer mundtligt er, at det kan give et mere umiddelbart og nuanceret billede af kandidaten. En fordel ved skriftlige referencer er, at I kan mindske bias ved at stille samme spørgsmål neutralt for flere kandidater. Statens Rekrutteringsløsning understøtter indhentning af skriftlige referencer. Husk, at lave skriftligt notat, hvis I indhenter referencen mundtligt.
Det er typisk en tidligere leder, kollega, medarbejder og/eller samarbejdspartner, der kontaktes. Ledere har ofte et præcist billede af kandidatens ansvarsområde i det tidligere job og kan derfor være gode referencepersoner. En medarbejder kan være en god reference, hvis det drejer sig om en lederkandidat.
Vær dog opmærksom på, at referencepersonens opfattelse af kandidaten er formet af den kontekst, som kandidaten indgik i på den tidligere arbejdsplads. Oftest vil referencen ligge tilbage i tid, da I ikke bør indhente referencer fra nuværende arbejdsgiver. Hvis I ønsker at indhente en reference fra ansøgerens aktuelle ansættelsessted, kræver det, ligesom i de øvrige tilfælde, samtykke fra ansøgeren.
Opmærksomhedspunkter for referencer
Hvis der kommer oplysninger frem i forbindelse med indhentningen af referencer, som kan begrænse kandidatens mulighed for ansættelse, skal der foretages en partshøring. I et sådan tilfælde må I først træffe beslutning om ansættelse, når kandidaten er blevet bekendt med oplysningerne og har haft lejlighed til at udtale sig.
Udvælg en kandidat til stillingen
Når I skal udvælge den endelige kandidat til stillingen, kan I igen bruge stillingsopslaget og jeres kompetenceprofil. Jeres vurdering af de enkelte kompetencer og gennemsnittet på tværs af kompetencer kan sammen med jeres noter tydeliggøre, hvordan kandidaterne adskiller sig fra hinanden. Dette overblik kan hjælpe jer med at træffe beslutningen. Husk, det er den bedst egnede ansøger, som skal tilbydes jobbet, og at I først må træffe endelig beslutning om ansættelse, efter ansøgningsfristen er udløbet. Vær opmærksom på, at der ved udvælgelsen ikke må ske forskelsbehandling.
Aftal lønnen
Når I har udvalgt den endelige kandidat, er første skridt at kontakte kandidaten og tilbyde ansættelse til en given løn.
Statens Rekruttering understøtter, at der kan indhentes supplerende oplysninger om kandidaten (oplysningsskema) samt at der fremsendes et løn- og ansættelsestilbud.
Det anbefales, at et løntilbud holdes kort og fokuseret til at omhandle de individuelle vilkår, der skal træffes aftale om. For information om lokalt forhandlede vilkår for arbejdspladsen (arbejdstid, rådighed m.v.) kan henvises til personalepolitikken.
Send ansættelsesbrev
Hvis kandidaten siger ja til stillingen efter eventuelle forhandlinger af løn og vilkår, skal I sende dem et ansættelsesbrev. Ansættelsesbrevet skal indeholde en række oplysninger om ansættelsesforholdets vilkår, bl.a. arbejdsstedets beliggenhed, beskrivelse af arbejdet og ansættelsesforholdets begyndelse.
Læs mere og se krav til indhold i ansættelsesbrevet for tjenestemænd i PAV kapitel 15.2.5.2
Læs mere og se krav til indhold i ansættelsesbrevet for overenskomstansatte i PAV kapitel 15.3.3.1.
Opdaterede ansættelsesbreve til de fleste overenskomstmæssige ansættelsestyper kan trækkes fra Statens HR, hvor de flettes med oplysninger om den kommende medarbejder og ansættelsen. Opdaterede skabeloner til ansættelsesbreve kan også hentes i Campus.
Det er ikke et krav, at ansættelsesbrevet underskrives eller at der kvitteres for modtagelsen, hvis kandidaten forinden har accepteret et ansættelsestilbud, med de individuelle vilkår, der er aftalt for ansættelsen. Det anbefales at sende ansættelsesbrevet til kandidaten via E-boks.
Giv afslag
Ansøgere til stillinger i staten har krav på at modtage svar på deres ansøgning. Kandidater er potentielle ambassadører, der kan gå derfra og tale godt eller dårligt om organisationen. Et afslag er ikke et positivt budskab for modtageren, men hvis det håndteres professionelt, kan det understøtte organisationens omdømme.
Det gode afslag er ét, der:
- overbringes i rette tid
- viser forståelse
- er konkret og konstruktivt
- har et personligt præg
Når kandidaten ikke har været udvalgt til samtale, gives typisk et skriftligt afslag, hvilket kan sendes kan sendes fra Statens Rekrutteringsløsning. Når kandidaten har været til samtale, er det en god idé at give afslaget telefonisk. Der er ikke krav til formen på afslaget, men hvis der gives et skriftlig afslag, skal det indeholde en begrundelse.
Begynd preboarding
Når kontrakten er fremsendt, er det en god idé at begynde at introducere den nye medarbejder til vedkommendes kommende arbejdsplads.
Få inspiration til, hvordan I kan tilrettelægge jeres pre- og onboarding her.
Hvis I benytter Campus kan I indlægge materiale til brug for pre- og onboarding her