Forberedelse af rekrutteringsprocessen

Gennemfør en jobanalyse

I en jobanalyse kortlægger I, hvilke kerneopgaver der ligger i stillingen, og hvilke resultater I ønsker, den kommende medarbejder skal skabe. Forhold jer også til, hvilke opgaver I forventer skal løses i afdelingen eller organisationen på sigt. Undersøg om stillingen skal besættes på fuldtid, deltid, med en vikar eller oprettes som en midlertidig stilling, samt om en intern rokering vil være formålstjenesteligt. 

Udarbejd en kompetenceprofil

En kompetenceprofil er en liste med de kompetencer, som I ønsker hos kandidaten. Kompetenceprofilen tager udgangspunkt i jobanalysen og kan hjælpe jer til at skrive et præcist stillingsopslag, strukturere ansættelsessamtaler og udvælge den rigtige kandidat.

Skriv et stillingsopslag

Et godt stillingsopslag er kort, præcist, modtagerorienteret og opfylder de formelle krav til et stillingsopslag. Det fremhæver de attraktive aspekter ved stillingen og giver samtidig et realistisk billede af jobbet, så potentielle kandidater kan tage stilling på et velinformeret grundlag.

Annoncér stillingen

Stillinger og lønnede hverv i staten skal som hovedregel annonceres offentligt, herunder lægges ind i Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings jobdatabase, jobnet.dk. Ansøgningsfristen for stillinger i staten må normalt ikke være mindre end 14 dage. Husk at indregne tid til lønforhandling, selve ansættelsen og mindst en måneds opsigelsesvarsel, når I vælger den ønskede opstartsdato.

Læs mere på siden Stillingsopslag og annoncering

Udvælg kandidater til samtale

En kompetenceprofil er en liste med de kompetencer, som I ønsker hos kandidaten. Kompetenceprofilen tager udgangspunkt i jobanalysen og kan hjælpe jer til at skrive et præcist stillingsopslag, strukturere ansættelsessamtaler og udvælge den rigtige kandidat.

Forbered ansættelsessamtaler

Fastlæg de fysiske rammer, aftal rollefordeling i ansættelsesudvalget og udarbejd en interviewguide inden samtalerne. Det er en god idé at booke et tidsrum for ansættelsessamtalerne allerede i den indledende planlægning, så alle relevante parter kan deltage.

Gennemfør ansættelsessamtaler

Under samtalerne er det afgørende at understøtte en god gensidig forventningsafstemning. I kan bruge forskellige interviewteknikker til at få den rette viden om kandidaterne. Samtidig er det vigtigt, at kandidaterne får de rette informationer om stillingen og organisationen og får mulighed for selv at stille spørgsmål. Vær opmærksom på, at der er række forhold, som arbejdsgiver ikke må lægge vægt på ved udvælgelsen af kandidater, og som I derfor ikke bør spørge ind til, f.eks. helbredsforhold, graviditet, religion m.m.

Brug eventuelt tests eller cases

Cases og tests kan være med til at kvalificere udvælgelsen af kandidater. Statens Center for Rekruttering (SCR) kan hjælpe med testning af lederkandidater fra lønramme 35-38 i statens ministerier og institutioner. Se, om I kan få hjælp af SCR i forberedelsesfasen, hvis I ønsker at anvende tests i jeres lederrekruttering.

Læs mere om Statens Center for Rekruttering her

Læs mere på siden Ansættelsessamtaler

Indhent referencer

Et godt stillingsopslag er kort, præcist, modtagerorienteret og opfylder de formelle krav til et stillingsopslag. Det fremhæver de attraktive aspekter ved stillingen og giver samtidig et realistisk billede af jobbet, så potentielle kandidater kan tage stilling på et velinformeret grundlag.

Udvælg en kandidat til stillingen

Brug også gerne kompetenceprofilen, når I udvælger en kandidat efter ansættelsessamtalerne. På den måde kan I nemt sammenligne på tværs, hvordan kandidaterne lever op til de ønskede kompetencer – og derved tilbyde stillingen til den bedst kvalificerede kandidat.

Send ansættelsestilbud

Når den endelige kandidat er valgt, aftales løn- og ansættelsesvilkår, ofte i dialog med HR. Herefter skal I sende en ansættelseskontrakt til kandidaten. Husk, at der som udgangspunkt først kan gives et tilbud om ansættelse efter, ansøgningsfristen er udløbet, og at der er formelle krav til en ansættelseskontrakt.

Giv afslag

Ansøgere til stillinger i det offentlige har krav på at modtage svar på deres ansøgning og få en begrundelse for afslaget. Et ordentligt afslag er også vigtigt for jeres organisations omdømme. Et mundtligt afslag er ofte en god idé, hvis kandidaten har været til samtale. Hvis kandidaten ikke har været til samtale, vil det være tilstrækkeligt at give et skriftligt afslag, f.eks. begrundet med, at en anden og mere kvalificeret kandidat er blevet valgt.

Begynd preboarding

Når kontrakten er underskrevet, er det en god idé at introducere den nye medarbejder til arbejdspladsen. Preboarding dækker over fasen, før medarbejderen har haft sin første arbejdsdag, og er en god lejlighed til at igangsætte initiativer, der får den nye medarbejder til at føle sig velkommen.

Læs mere på siden Udvælgelse og ansættelse

Et ansættelsesudvalg består typisk af 2-4 personer. Udvalgets størrelse hænger ofte sammen med graden af indflydelse i den stilling, der skal besættes. Til en lederstilling vil der ofte sidde flere med ved bordet end til en specialiststilling. Hertil har det også stor betydning, hvad der er kutyme på den enkelte arbejdsplads.

Rigtigt udnyttet er det en styrke, at medlemmerne i ansættelsesudvalget har forskellige kompetencer og perspektiver, som de kan byde ind med. Det kan nemlig give et mere nuanceret billede af både stillingen og ansøgerne.

Der er både fordele og ulemper ved at have mange deltagere i ansættelsesudvalget. Vigtigst er, at deltagerne kan bidrage med relevante perspektiver til gavn for ansættelsesprocessen:

Fordele

Ansættelsesudvalget kan stille en bred vifte af perspektiver til rådighed, hvilket kan give et bedre beslutningsgrundlag. Inddragelsen af flere interessenter kan desuden give et større ejerskab for valget af ledere, kollegaer eller samarbejdspartnere.

Ulemper

Der kan være et større arbejde med at koordinere parterne imellem, og det kan være sværere at etablere en åben og tillidsfuld dialog med kandidaten, hvis der er mange personer til stede under samtalen. Derudover kan det forstyrre beslutningsprocessen, hvis der er mange holdninger involveret uden en systematisk måde at bringe dem i spil på og en klar ansvarsfordeling.

Hvis I taler om testresultater for lederkandidater under anden samtale, bør medarbejdere ikke deltage.

Der bør være én person med det overordnede ansvar for rekrutteringsprocessen, og det er som regel den ansættende leder. Det er også den ansættende leders ansvar at klargøre beslutningskompetencen i ansættelsesudvalget, så alle kender rammerne for deres indsats og indflydelse. Udpeg også gerne tidligt en person, der er er ansvarlig for de praktiske og administrative opgaver i udvalget.

En god rekrutteringsproces bidrager ikke kun til, at den rette bliver ansat, og samarbejdet kommer godt fra start. Den påvirker også, hvordan de øvrige kandidater og deres netværk opfatter jeres organisation. Et godt forløb for alle kandidater styrker jeres mulighed for at tiltrække dygtige ansøgere – nu og i fremtiden.