Ansættelsessamtaler

Ansættelsessamtalen er det smalle vindue, hvor I har mulighed for at lære kandidaterne at kende og få et samlet indtryk, som dermed kan styrke jeres beslutningsgrundlag. Derfor er det godt givet ud at forberede ansættelsessamtalerne grundigt.

Udvælg kandidater til samtale

Hvis I har udarbejdet en kompetenceprofil tidligere i processen, kan I bruge den til at udvælge kandidater til de første samtaler. I kan f.eks. tildele en score på 1-5 for, hvor godt hver kandidat lever op til stillingsopslaget og de enkelte punkter i kompetenceprofilen. På den måde kan I sammenligne kandidaterne på tværs og udvælge de kandidater, der lever bedst op til jeres kriterier.

Vær opmærksom på, at personer med handicap i visse tilfælde kan have fortrinsret til at komme til samtale.

Læs mere i PAV kap. 15.2.2.12.

Husk, at I kun må tage kandidater i betragtning, der har søgt inden ansøgningsfristen. Hvis I vurderer, at der ikke er et tilstrækkeligt antal kvalificerede kandidater, eller hvis I ønsker at tage en kandidat i betragtning, som ikke har søgt inden for fristen, kan I genopslå stillingen. Det skal fremgå, at der er tale om et genopslag. I så fald er det den nye ansøgningsfrist, der gælder.

Ved genopslag bør opslaget indeholde oplysning om, at tidligere indsendte ansøgninger vil blive taget i betragtning, medmindre de pågældende ansøgere trækker dem tilbage.

Forbered ansættelsessamtaler

I mange rekrutteringsprocesser bliver der afholdt to samtaler. Første samtale giver et overordnet indtryk af kandidaterne, og hvorvidt de lever op til de grundlæggende krav og forventninger. Anden samtale går i dybden med, i hvor høj grad der er et match mellem kandidat og stilling. Husk, at have fokus på at skabe en god oplevelse for kandidaterne, når I forbereder samtalerne.

Tidsramme

Det er vigtigt at afsætte nok tid af til ansættelsessamtalen, så der er plads til gensidig forventningsafstemning. Der skal gerne være tid til, at I kan få et ordentligt indtryk af kandidaten, og kandidaten kan få et indtryk af organisationen, stillingen, opgaverne, kollegaerne og lederen.

Invitation til samtalerne

Når I inviterer kandidaterne, så forbered dem på, hvad de kan forvente – særligt hvis der indgår tests eller en case. Fortæl, hvem der deltager i samtalen, hvor lang de skal forvente at afsætte til samtalen, og hvem de kan kontakte, hvis de har spørgsmål.

Selve indkaldelsen til samtaler kan ske via Statens Rekrutteringsløsning, hvor kandidaten kan vælge mellem flere tidsintervaller.

Fysiske rammer

De fysiske rammer kan have stor betydning for kandidaternes førstehåndsindtryk:

• Book et lokale, der er egnet til fortrolige samtaler, og hvor der er god plads til alle.
• Luft ud, og hav vand og kaffe klar til mødet.
• Afklar, hvor kandidaterne skal henvende sig, hvem der skal hente dem, og hvordan de undgår at møde hinanden.
• Overvej, hvordan I bedst placerer jer for at skabe en dialog i øjenhøjde. Hvis et stort ansættelsesudvalg sidder på den ene side af bordet og kandidaten alene på den anden side, kan det forstærke den ulige magtbalance.
• Sid klar i god tid og sæt telefonen på lydløs, så I møder kandidaten med ro og fokus.

Rollefordeling i ansættelsesudvalget

En tydelig rollefordeling i ansættelsesudvalget er vigtigt for at skabe struktur og fremstå professionelle over for kandidaten. Aftal gerne på forhånd, hvem der er mødeleder, hvem der stiller hvilke spørgsmål, hvem der holder tiden, og hvem der tager noter.

En rollefordeling kan f.eks. se ud som følger:

• Leder: Leder samtalen, introducerer stillingen og organisationen og stiller faglige spørgsmål. Lederen kan også stille afsluttende praktiske spørgsmål om f.eks. lønniveau og opstartstidspunkt.
• Kollega: Spørger ind til samarbejdsstil og kollegiale interesser.
• HR: Stiller spørgsmål om personlige præferencer i arbejdssammenhæng og giver evt. tilbagemelding på testresultater og faciliterer case.

Kompetencevurdering

Inden samtalerne er det en god idé at afklare, hvad I har brug for at undersøge nærmere i samtalerne hos kandidaterne. Det kan der være forskellige perspektiver på i ansættelsesudvalget, så en fælles forventningsafstemning er vigtigt. Her kan I bruge stillingsopslaget og jeres kompetenceprofil til at vurdere kandidaternes kompetencer, og hvad I mangler at få afdækket.

Interviewguide

En spørgeramme hjælper jer til at komme omkring de samme emner med alle kandidater, så de vurderes ud fra de samme kriterier. Brug f.eks. et semistruktureret interview, hvor I får dækket de samme overordnede emner, men også har plads til interessante, uforudsete potentialer.

I kan hente inspiration til jeres interviewguide i Statens Rekrutteringsløsning, hvor der kan genereres interviewspørgsmål baseret på AI.

Gennemfør ansættelsessamtaler

Interviewteknik

Interviewteknik er en samling metoder og teknikker, I med fordel kan bringe i spil i en professionel samtale. Når I afholder samtaler, er det f.eks. en god idé at få kandidaten til at beskrive sin adfærd i forskellige arbejdsmæssige sammenhænge.

En måde at sikre sig, at man får stillet de rigtige spørgsmål, er ved at anvende STAR-modellen. Modellen hjælper med at komme hele vejen rundt om en kompetence ved at stille adfærdsbaserede spørgsmål med udgangspunkt i en konkret situation. Modellen indeholder fire elementer, som illustreres med kompetencen ’samarbejde’ som eksempel:

• Situation: Kan du beskrive en situation, hvor du samarbejdede med flere forskellige interne og eksterne interessenter for at komme i mål med en opgave?
• Task (opgave): Hvilken opgave var der tale om? Hvor lang tid havde du til at komme i mål med den?
• Adfærd: Beskriv, hvad du konkret bidrog med for at lykkes med opgaven?
• Resultat: Hvad endte resultatet med at blive på baggrund af samarbejdet? Nåede I i mål inden for deadline?

Derudover kan I eventuelt spørge ind til, hvad kandidaten lærte af processen, f.eks. hvis resultatet ikke var som ønsket. Herved kan I få indsigt i kandidatens refleksioner over egen tilgang. I kan stille spørgsmål, som fokuserer på kandidatens konkrete adfærd i fortiden eller til forventet adfærd i fremtiden.

Hvis ansøgeren har erfaring, får I det mest retvisende indtryk ved at spørge ind til hidtidig adfærd. Hvis ansøgeren ikke har relevant erfaring, kan I spørge ind til den samme problemstilling, men I en hypotetisk spørgsmålsform. Her er risikoen dog, at I blot får indsigt i kandidatens viden, holdninger og antagelser om, hvad der forventes i stillingen.

Brug eventuelt tests og cases

Vurderingsmetoder som tests og cases kvalificerer rekrutteringsprocessen ved at bidrage til et mere nuanceret vurderingsgrundlag og øger chancerne for, at I ansætter den rette kandidat til stillingen. Tests er et godt supplement til ansættelsessamtalen, da de er med til at skabe dialog omkring personlighed, evner og præferencer, og cases kan give indblik i kandidatens opgaveløsning.